Ben je gefrustreerd omdat je maar niet toekomt aan die taken in je werk die wél belangrijk zijn, maar niet urgent? Je hebt bijvoorbeeld één van je medewerkers gevraagd om een analyse te maken van de cijfers van de afgelopen vijf jaar. Drie weken lang heeft hij gezwoegd op dat rapport en nu ligt het al twee weken op jouw bureau. Je komt er maar niet aan toe om die twintig kantjes te lezen en jouw commentaar erbij te zetten. Je voelt je schuldig, maar tegelijk zijn er gewoon te veel dingen die ‘niet kunnen wachten’.
Wat wilde jíj ook alweer doen vandaag?
Stel je nou eens voor dat je wél verder zou komen met die probleemanalyse, dat reorganisatieplan of de voorbereiding van je lezing? Wat voor effect gaat het hebben op je bedrijf of afdeling als je voortaan wél toekomt aan de grote klussen die er nu maar bekaaid afkomen?
Daar gaat je energie
Het is logisch dat je ’s ochtends begint met de urgente taken, want daar staat nou eenmaal de meeste druk op. Je wilt niet in de problemen komen. Maar als je eenmaal ergens aan begint… weet je nooit hoeveel tijd het gaat kosten. Voor je het weet ben je veel langer met die urgente klus bezig dan je had gedacht. En de vraag is of het niet sneller had gekund, als je die tijd domweg niet had gehad.
Beginnen met urgente taken is eigenlijk zonde van je denkkracht. Alle energie van de ochtend stop je dan in ‘regelwerk’ en ‘troubleshooting’, want dat is wat urgente taken meestal zijn. Een klant bellen, heen en weer praten, knopen doorhakken, een situatie uitpraten. Het is maar zelden het intensieve nadenkwerk wat je nodig hebt om urgente problemen op te lossen. Zonde dus, als je daar je kostbare ‘ochtend-energie’ aan kwijt raakt.
Ik ga het voor je oplossen, alleen nog niet nu
Gooi het roer eens om en doe de urgente dingen juist als laatste. Mensen beseffen vaak niet dat urgente taken helemaal niet altijd á la minute hoeven te gebeuren. Ze moeten wel snel, maar ze kunnen vaak best een paar uur wachten. Begin ’s ochtends met de taken die je belangrijk vindt, maar waar niet zo’n druk op staat.
Die urgente taken doe je toch wel. Juist omdat ze per se moeten gebeuren. Je favoriete klant zit op je te wachten, dat planningsprobleem moet vandaag nog worden gefixed, iemand moet bijspringen om een extra order af te handelen. Dat werk laat je zeker niet tot morgen liggen. Maar dat wil nog steeds niet zeggen dat je er ’s ochtends als eerste mee moet beginnen.
Neem bijvoorbeeld eind van de dag vijf minuten om je takenlijst te checken. Zet alle taken op een rijtje die zeker morgen gebeurd moeten zijn. En plan die vervolgens in voor morgenmiddag. Of als dat echt teveel gevraagd is, in elk geval voor ná 11 uur.
Komt er ’s ochtends meteen iemand aan je bureau met een dringende taak? Stel het oplossen van dat issue dan ook uit. Vertel dat je pas ná 11 uur beschikbaar bent voor urgente dingen. Als het pand dan afbrandt, hoor je dat heus vanzelf.
Probeer eens twee weken lang hoe ver je komt met deze vuistregel. Dit is een simpele keuze die je iedere dag kunt maken. En dat is een stuk makkelijker dan dat je een ingewikkelde planning maakt waarin je alle belangrijke taken, die niet per se spoedeisend zijn, alvast gaat inplannen in je agenda voor de komende weken. Want wees eerlijk: hoe groot is de kans dat je je aan die planning gaat houden als er iets tussendoor komt?
Leave a Reply