Hoe je je uitstelgedrag te slim af kunt zijn

15/12/2014 by Marleen Kruyswijk Leave a Comment

Marleen Kruyswijk — De afgelopen weken hebben bijna duizend ondernemers en managers onze trialeditie van LeadersLift® over het halveren van je e-mailtijd aangevraagd (dat kun jij hier trouwens ook nog doen!). Omdat ik benieuwd was wat zij ervan vonden, ben ik in de telefoon geklommen en heb ik tientallen van hen gebeld.

Ik vond het eerlijk gezegd vrij schokkend. Het grootste deel van hen was er domweg niet aan toe gekomen om ook maar iets met de trial versie te doen: ‘Ik ben te druk’, ‘Nog geen tijd voor gehad’, ‘Ik reageer eigenlijk alleen op urgente mails’, ‘Het is er nog niet van gekomen’. Of ook heel grappig: ‘Ik heb werkelijk geen idee waar je het over hebt’.

Natuurlijk snap ik drommels goed hoe dat werkt. Als je té druk bent, zijn zelfs twintig minuten kostbaar. Maar als je als manager of ondernemer geen twintig minuten vrij kunt maken om je te laten inspireren over hoe je nog veel meer tijd vrij kunt maken, dan zit je in een vicieuze cirkel. Het enige wat je nog kunt doen is domweg doorgaan, doorgaan, doorgaan.

De vraag is dus hoe lang je dit gaat volhouden. Want er zijn daadwerkelijk grenzen aan wat je als mens aankunt. Eén van onze klanten verbaasde zich erover dat hij ’s ochtends altijd zo moeilijk op gang kwam. Toen we daar wat op doorvroegen, bleek dat hij al tien jaar lang van vijf of zes uur ‘s ochtends tot ’s avonds een uur of tien aan het werk was. Vind je het gek dat je lijf dan niet meer meewerkt?

Een vicieuze cirkel doorbreek je alleen maar door ergens een duidelijke ingreep te doen. Dus als jij ook zo’n hardwerkende leider bent, die geen tijd heeft om te leren hoe je je werk (en je e-mail!) slimmer en handiger kunt aanpakken, en je wilt een burn-out vóór zijn, dan raad ik je aan om andere keuzes te gaan maken. Stop met werken zoals je het tot nu toe hebt gedaan. Gooi het roer om. Jij bent de enige die de cirkel kan doorbreken.

Hartelijke groet,
Marleen Kruyswijk

P.S. Tot en met 31 december krijg je onze ‘Stop met zelfsabotage’ e-training cadeau bij een jaarlidmaatschap op ons nieuwe LeadersLift® programma. Meld je nu nog net voor de vakantie even aan, dan start je 2015 meteen goed!

Hoe je je uitstelgedrag te slim af kunt zijn

‘Stel nooit uit tot morgen, wat je ook overmorgen nog zou kunnen doen,’ zei Mark Twain, die overigens een harde werker was. Het is altijd verstandig om te kijken naar wat auteurs werkelijk zelf écht doen — en niet alleen naar wat ze zeggen dat jij moet doen.

Hoe dan ook: uitstelgedrag is een fascinerende bezigheid.

Heb jij iets wat je op dit moment uitstelt? Een belangrijke taak, waarvan je weet dat je er nu écht aan moet beginnen… maar toch doe je het steeds niet.

Gespreksverslagen maken

Een spannend telefoontje plegen

Het projectvoorstel schrijven voor 2015

Eén van je medewerkers aanspreken op zijn werkhouding

Als je er even serieus over nadenkt, weet je dat je eraan moet beginnen. Die taak moet klaar en het heeft geen zin om het nog verder uit te stellen. Misschien voel je je zelfs lichtelijk schuldig.

Maar waarom is het dan zo moeilijk om de daad bij het woord te voegen?

Grip op je gedrag

Als je steeds op tijd begint met de dingen die je moet doen, kan dat een enorme boost geven in je zelfvertrouwen.

Niet meer overgeleverd aan je eigen vervelende trekjes, maar grip op je gedrag.

Niet meer constant tegen de deadlines aan werken, maar meer speling.

Daardoor beter bestand tegen tegenslagen.

En meer rust in de tent.

Met beter plannen red je het niet altijd

Helaas helpt het lang niet altijd, om te weten wat je zou moeten doen. Wat vaak vergeten wordt is, dat je eigen niet-rationele gedrag enorm veel invloed heeft op je productiviteit. Werken gaat niet alleen over nadenken, rationele beslissingen maken en die dan consequent uitvoeren.

De meest productieve mensen hebben heel goed door dat ze juist ook door hun eigen emoties en weerstanden kunnen worden pootje-gehaakt.

Zolang er geen aandacht is voor dit soort factoren, verlies jij en verliest jouw bedrijf of organisatie onnodig veel tijd en geld.

Zet je onderbewuste in

Hoe versla je dan je uitstelgedrag? Als alleen rationeel nadenken niet effectief is, wat moet je dan doen? Misschien helpt het om de natuurlijke productiviteitsbehoefte van je onderbewuste in te zetten. In zijn boek “Thinking Things Done” beschrijft de mindhacker PJ Eby een daar een simpele, grappige en effectieve oefening voor.

Het werkt als volgt. Stel dat je al dagen of weken vindt dat je je bureau eens moet opruimen, maar je hebt er écht geen zin in.

Ga dan op je bureaustoel zitten en kijk naar de rommel op je bureau. Laat je ogen langs de stapels glijden, zie alle post-its, scharen en nietmachines rondslingeren en kijk gewoon naar het hele rotzooitje.
Doe verder nog niets. Als dat moeilijk is voor je, hou dan desnoods je handen op je rug, maar doe nog niets!
Bedenk dan hoe je bureau eruit zou zien, als alles eenmaal opgeruimd zou zijn. Probeer daar een helder plaatje van te maken in je hoofd.
Laat die twee plaatjes dan in elkaar overlopen: zoals je bureau er nu aan toe is — en zoals het eruit gaat zien als het is opgeruimd. Hou die twee beelden afwisselend voor ogen. Doe dat een halve minuut, maar nog steeds zonder in actie te komen.

Als het goed is, zul je gaan merken dat je onderbewuste je gaat helpen.

‘Als je die pen nou in dat bakje stopt..’

‘En als je die boeken op een stapel legt.’

‘Die prop kan in de prullenbak.’

Net alsof het een interne adviseur is, gaat je onderbewuste het gat dichten tussen hoe het nu is en hoe je wilt dat het gaat zijn. Maar in tegenstelling tot die adviseur, krijg je niet alleen tips en adviezen, maar ook de broodnodige motivatie en drang om even echt aan te pakken.

Je zult dan merken dat je jezelf bijna niet kunt stoppen om je bureau te gaan opruimen.

Deze oefening kun je toepassen op alles wat je uitstelt. Een opgeruimd bureau maakt het lekker visueel. Maar ook met iets abstracts als ‘jaardoelen opstellen’ kun je een plaatje maken van hoe het eindproduct van jouw werk eruit komt te zien, hoe ze zometeen op papier staan, hoe je collega’s gaan reageren, hoe blij je er zelf mee gaat zijn, wat je er uiteindelijk mee gaat bereiken.

Het je het inschrijven voor LeadersLift steeds voor je uitgeschoven (duh!) en wil je nog meer praktische tips leren om je uitstelgedrag voor eens en altijd kwijt te zijn? Schrijf je dan vandaag nog in voor een LeadersLift jaarabonnement. Als je dat nog voor 31 december 2014 doet, krijg je onze e-training ‘Stop met zelfsabotage: uitstelgedrag en perfectionisme’ er gratis bij als cadeau van ons. Mis het niet en schrijf je hier in

3 Dingen om te doen als je altijd te optimistisch bent

04/05/2014 by Marleen Kruyswijk Leave a Comment

Marleen Kruyswijk

Ik had laatst een onderneemster aan de telefoon die gefrustreerd tegen me zei: ‘Ik ben veel te optimistisch’. Zodra een klant met een idee of probleem kwam zei ze meteen: ‘Oh, dat doe ik wel even’. En als ze er dan mee aan de slag ging, bleek er veel meer tijd nodig te zijn dan ze in haar optimisme had verwacht. Herkenbaar?

Ik hoor dit probleem vaker van managers en ondernemers die houden van nieuwe dingen. Als je snel enthousiast bent over iets, wil je ook snel gáán. En dan denk je niet zo hard na over de consequenties. Maar voordat je het weet zit je agenda weer bomvol én zit je toch weer ’s avonds tot 00.30 uur die klus af te maken.

En wat gaat er dan om in je hoofd, als je daar ’s avonds laat zit? Ik denk dat de kans dan groot is dat je jezelf aan het ‘bashen’ bent: ‘Hoe kon ik zo stom zijn? Ik had toch kunnen weten dat het meer tijd zou kosten! Wanneer leer ik nou eens realistisch zijn? Ik ben ook veel te optimistisch!’. Je neemt je plechtig voor om er de volgende keer wel drie keer over na te denken voordat je weer iets toezegt.

Maar wat doe je als er na een tijdje een ongelofelijk leuke nieuwe uitdaging langs komt? Gewoon weer precies hetzelfde natuurlijk! Want wat kan er nou echt fout gaan? Je red je er wel weer uit. En het zit déze keer vast mee.

Lekker freewheelen

Kijk eerst eens naar je eigen persoonlijkheid. Veel ondernemers en managers zijn mensen die van nieuwe dingen houden. En dat soort mensen vinden het vaak lekker om een beetje te freewheelen. Domweg dingen uitproberen, een beetje spelen, kijken hoe het loopt. Zonder druk op de ketel leuke dingen doen. Hoe klinkt jou dat in de oren?

En als je dan nu van een afstandje kijkt naar alles wat je hebt toegezegd… Zou het dan niet een stuk relaxter voelen als je agenda níet helemaal vol zat? Als je niet gedwongen zou zijn om veel te werken omdat je teveel hebt toegezegd? Stel, je zou ruimte hebben om per moment te kunnen besluiten wat je wilt doen? Hoe zou dat voelen?

Ten tweede zou je kunnen kijken of je eigenlijk stiekem wel houdt van ‘troubleshooten’. In dat geval is een probleem voor jou eigenlijk geen probleem, maar een leuke uitdaging die je snel kunt fixen! Je weet al snel wat er moet gebeuren, hoeft niet moeilijk na te denken over prioriteiten en als je vervolgens iets hebt gefikst, geeft dat een hoop voldoening. En laten we even duidelijk zijn: dat is je kracht! Doordat je optimistisch bent, zet je je schouders eronder en krijg je dingen gedaan. En daar hebben heel veel mensen profijt van.

Maar als je niet weet hoe je kunt voorkomen dat die kracht doorslaat naar een valkuil, breng je jezelf in de problemen. En veel mensen denken daar te simpel over na. Je denkt bijvoorbeeld ‘ik moet mezelf gewoon dwingen om er goed over na te denken, een plan te maken, acties uit te zetten en de kosten te berekenen’. Maar voel je ‘m al? Dán is het niet meer leuk… Dan ga je het niet meer doen. Dat werkt dus niet.

Ten derde kun je een ‘hack’ verzinnen die precies bij jou en je persoonlijkheid past. Zoek bijvoorbeeld naar manieren van voorbereiden die wél bij jou passen. Gary Klein beschreef in Harvard Business Review zo’n manier: een ‘pre-mortum’. Als je een pre-mortum maakt, stel je jezelf voor dat je een jaar verder bent en dat het project waar je mee wilt beginnen, totaal is mislukt. Een soort evaluatie, nog voordat je bent begonnen dus. Wat is er mis gegaan? Wat had je beter anders kunnen doen? En betrek vooral je teamleden in het nadenken en brainstormen!

Op die manier wordt dat plan niet een saai karwei, maar een uitdaging. Je gaat je een voorstelling maken van hoe het project is gelopen en je gaat de problemen opsporen. En vervolgens ga je ‘troubleshooten’. En dat is wél weer leuk.

Vind jij jezelf te optimistisch? Neem dan eens twintig minuten de tijd om een pre-mortum te maken voor een idee wat nu vers op je bord ligt. Succes!

Dat ene woordje wat je zo snel mogelijk uit je vocabulaire moet schrappen (want dat gaat je veel tijd besparen!)

28/11/2012 by Taco Oosterkamp 1 Comment

Het was 20 jaar geleden, ergens in de Achterhoek, waar de schepen over de IJssel varen, de koeien nog gewoon buiten in het groene gras lopen en familie besloot om een levensgrote boerderij om te bouwen tot een leefbaar huis, dat ik een belangrijke les leerde.

In die jaren van de grote verbouwing heb ik heel wat kilometers gelopen, kabels getrokken en koffie gedronken.

Zien wat je gedaan hebt

Het mooie van zo’n concreet project is dat je goed kunt zien hoe je planning aansluit op de uiteindelijke realisatie. Als je ‘s ochtends bedenkt dat je vandaag een muur wilt metselen, kun je aan het eind van de dag heel concreet en duidelijk zien of je je doel hebt gehaald.

Bij kenniswerk en creativiteit is het een stuk lastiger om te zien wat je hebt gedaan. En dus is het lastiger om te leren van je eigen schattingen. Zeker als het werk wat je doet steeds nieuw is op de een of andere manier.

Nog een paar vraagjes

Even iets met de grafisch ontwerper regelen. En die komt toch weer terug met een paar vraagjes. En dan moet hij op je Wachten Op Lijst – en dan wil je het toch nog even corrigeren. En dan komt hij er niet uit met de website bouwer. En dan… en dan… en dan…

Voor je het weet zit je weer in de rompslomp, in plaats van in de strategie.

Optimisten en planning: lastige combinatie

Iedereen weet: als je aan een software-ontwikkelaar vraagt hoeveel tijd hij nodig heeft, kun je het beste zijn worst-case scenario verdubbelen. Dan kom je misschien net in de buurt. Dat is geen onwil, dat heet een positieve instelling. Maar ook ondernemers zijn per definitie positief ingesteld. Anders zou je alle risico’s die je moet nemen voor het bouwen van een goed lopend bedrijf nooit aandurven.

En in je hoofd gaat alles sneller dan in de werkelijke wereld. Het nadenken over een project kost gelukkig veel minder tijd, dan het werkelijk uitvoeren van datzelfde project. En daar komt nog bij dat je in het begin lang niet alle consequenties en vervolgstappen overziet. Dus als je gewoon maar begint, heb je geen idee hoeveel extra tijd het hele verhaal nog gaat kosten. Dat maakt de planning van creatief werk en van kenniswerk bijzonder lastig.

Die verwarring in snelheid en dat positivisme zorgen samen voor een probleem: je neemt altijd meer werk aan, dan dat je aankunt. En dan vraag je jezelf af: “hoe ben ik hier weer in terecht gekomen?”

Gezond cynisme

En dat leerde ik daar in de Achterhoek: zodra ik het woordje ‘even’ uitsprak, herhaalde iemand het op een duidelijk cynische toon: ‘dat ga je even doen, ja ja’.

Dus dat is mijn tip voor vandaag: schrap het woordje ‘even’ uit je vocabulaire. ‘Even’ bestaat gewoon niet meer. ‘Even’ iets doen is wishful thinking. Zodra er iemand anders bij betrokken raakt, lukt het per definitie nooit meer om iets ‘even’ te doen. Alleen de onderlinge communicatie al. En wees eerlijk: ook als je het zelf in je eentje doet, duren dingen vaak veel langer dan je denkt.

Dus als je jezelf het woordje ‘even’ hoort zeggen, herhaal het dan in een hoog Barbapapa stemmetje, om je aandacht erop te vestigen. Zo ga je van onbewust naar bewust gedrag.

Niet kleiner maken

Er is nog een reden waarom dat belangrijk is: het woordje ‘even’ functioneert als een verkleinwoordje. Het suggereert dat je er maar weinig tijd mee kwijt bent en dat het dus niet heel belangrijk is om een duidelijke beslissing te nemen of dit project je nu wel echt de beste besteding van je tijd is. Maar ook de dingen die je snel ‘even’ doet, kosten nog steeds tijd.

En tijd is kostbaar. Misschien gaan die paar minuten links en paar minuten rechts uiteindelijk toch ten koste van activiteiten die veel meer waarde kunnen opleveren. En als ze dan ook nog uit de hand lopen, is het helemaal belangrijk om jezelf niet in de maling te nemen.

Ook niet even.

Klik hier voor de gratis videoserie over Extreem Delegeren

Heb je collega’s, relaties of vrienden voor wie deze “Elke dag 2 uur voor strategie, innovatie en groei” – serie ook interessant is? Mail hem dan door! Ze kunnen zich hier inschrijven en krijgen meteen mijn gratis ebook.

Deze serie tips maken we speciaal voor ondernemers en managers die te weinig tijd hebben voor de dingen die ze eigenlijk zouden moeten (en willen!) doen, die graag extreem productief willen gaan werken en ondernemen, om zo hun bedrijf of team te laten groeien.