“Ik heb er zelf 3 dagen over getwijfeld, dat was 3 dagen te veel.”

Marcel Dreef, manager van 50 medewerkers, vertelt hoe hij in plaats van 60 uur per week nog maar 8 uur per week nodig heeft voor alle kleine klusjes. Hij werkt nu 4 dagen per week aan de dingen die écht bij zijn functie passen.
(1,5 minuut).

Taco Oosterkamp

Toen we net voor de zomer aan de ondernemers en managers in ons eerste Extreem Productief Programma vroegen wat ze ervan vonden, kregen we een ruime 9 als evaluatie! Blijkbaar hebben we iets goeds in handen, wat praktisch is en meteen toepasbaar.

Maar we willen méér. We willen meer ondernemers en meer managers helpen met het systeem wat we ook zelf gebruiken om heel veel tijd te besparen en onze bedrijven te laten groeien.

Dus we vroegen ook aan mensen die juist niet hadden meegedaan aan ons jaarprogramma wat we konden doen om het voor hen mogelijk te maken zich wel in te schrijven. Daaruit bleken een paar dingen, die we gelukkig konden oplossen in het nieuwe programma wat binnenkort begint:

• Voor sommige mensen, vooral managers, was de prijs een belemmering. Vorig jaar betaalde je minimaal 5.000 Euro. En hoewel dat voor de meeste mensen maar een paar procent is van wat ze elk jaar kosten (dus als je veel productiever wordt, heb je dat er zo uit, toch?), was het toch een belemmering.
   
  Probleem opgelost. Deze keer kun je al meedoen vanaf 1.500 Euro. Dat komt vooral doordat we in Level 1 gebruik maken van e-learning. Dat scheelt dus niet alleen in de prijs, maar ook in de reiskosten. En je kunt nog steeds persoonlijk je vragen stellen en antwoorden van ons krijgen, want elke maand houden we één of meer telefonische of websessies om je te coachen. We beginnen sowieso met een gezamelijk startseminar op 30 en 31 oktober, zodat we je in elk geval een keer ontmoeten en samen een goede start maken.
   
• Een aantal mensen vond het programma te intensief. Zij waren bang voor heel veel huiswerk, dagen weg van huis en konden dat lastig combineren met hun toch al drukke werk.
   
  Probleem opgelost. Sowieso hebben we nooit veel huiswerk, juist omdat we je graag willen helpen om tijd te besparen doen we zoveel mogelijk tijdens de sessies zelf. Maar na de eerste tweedaagse kun je rustig in je eigen tijd, thuis op de bank of tijdens het fitnessen luisteren en de opdrachten in je eigen tijd maken. Daarvoor hoef je per maand niet meer dan een uur of 2 te investeren. Tenzij je natuurlijk de smaak te pakken krijgt – en helemaal los gaat…
   
• Niet iedereen gelooft de spectaculaire resultaten die we beloven. Hoe kun je nou in ruim een half jaar zoveel tijd vrijmaken? Dat gaat mij toch nooit lukken? Ik heb de discipline niet, of: mooie reclamepraatjes, maar het zal vast wel tegenvallen.
   
  Probleem opgelost. We hebben bij het einddiner van de vorige ronde een professioneel camerateam gevraagd om een aantal deelnemers te interviewen. Dat geeft meteen beeld en geluid bij die ‘9’ als gemiddeld evaluatiecijfer. Kijk bijvoorbeeld hierboven naar wat Marcel Dreef bereikt heeft met het Extreem Productief Programma afgelopen jaar.
   
  Bovendien durven we best een niet-goed-geld-terug afspraak met je te maken. Als je dat zou helpen, stuur dan even een mailtje naar vragen@extreemproductief.nl, dan regelen we dat met je.
   

Heb jij nog meer twijfels? Laat ze dan horen: vragen@extreemproductief.nl. Wij zouden dit jaar ook jou heel graag willen helpen om meer grip te krijgen op al die tijdverslinders, dat je al die tijdvampiers van je rug kunt schudden en meer kunt genieten van je werk – en veel betere resultaten gaat zien.

Het enige wat jij daar nu nog voor moet doen is: je zo snel mogelijk inschrijven voor de live versie met maandelijkse meetings, of voor de versie met e-learning.

De uitgebreide programmabeschrijving vind je hier.

Marleen en ik zien je graag bij het startseminar volgende maand!
Taco Oosterkamp

Hoe je eindelijk stopt met steeds weer brandjes blussen

Het is weer september. En dus schreef ik op, uit de mond van een ondernemer: “Ik was van plan om een paar dingen te gaan fixen waar ik normaal helemaal geen tijd voor heb. En nu aan het eind van de zomer denk ik: Fluck it! Volgend jaar is er wéér een zomervakantie.” Letterlijk citaat (op één woord na dan…). Herkenbaar?

Voor veel ondernemers en managers is het moeilijk om ontspannen te blijven als ze na hun vakantie weer aan de slag gaan. Twee weken geen e-mails checken voelt misschien als een oase. Maar de laatste dagen van je vakantie kan de spanning alweer oplopen. Want wat ga je allemaal voor ’n issues tegenkomen als je je inbox weer opent? Met welke problemen staan je medewerkers zo aan je bureau? En hoe gaat het inmiddels met de omzet?

Dat gevoel van onrust heb je natuurlijk niet voor niets. Je lijf weet drommels goed wanneer het alarmsignalen moet afgeven. Blijkbaar was het vóór de zomer ook al spannend. Of misschien kwam je vorig jaar terug en moest je als de wiedeweerga aan de slag om de boel te redden. Of erger nog: was het hele afgelopen jaar voor jou een aaneenschakeling van crisissen.

Bovendien is dat idee van twee weken zonder e-mail voor heel veel ondernemers en managers een fabeltje. Zij checken elke vakantiedag een keer of vier hun smartphone om te zien wat er allemaal speelt. De camping heeft gelukkig Wifi – en zo kun je op afstand toch nog wat betrokkenheid tonen. Dat je hersenen ondertussen geen tijd krijgen om even écht te ontspannen en op nieuwe ideeën te komen is dan maar jammer. Dat is het moderne leven, in een tijd van crisis.

Hoe voorkom dat je binnen no time wéér in de ‘overlevingsmodus’ zit? En kan dat eigenlijk wel? Johan D’Haeseleer, één van de ondernemers in ons afgelopen jaarprogramma ging het afgelopen jaar voor het eerst zeven weken op vakantie. Terwijl zijn omzet met 35% is gestegen. Voor hem bracht 2012-2013 meer opbrengst met minder moeite, door dingen slimmer aan te pakken, net iets beter te organiseren en goed na te denken over waar hijzelf zoveel mogelijk waarde toevoegt. Daar helpen we jou ook graag bij.

Waar gaat het mis?

De standaard valkuil voor ondernemers en managers is: problemen willen fixen door domweg heel hard te werken. Er is een crisis, dus de beuk erin! Problemen met de productie? Jij staat tot ’s avonds laat op de werkvloer, maar je vindt geen tijd om de onderliggende problemen op te lossen. Te weinig omzet? Je pakt klussen aan die helemaal niet bij je bedrijf passen, ook al weet je dat je eigenlijk meer tijd zou moeten steken in marketing en verkoop. En ondertussen kom je geen stap verder.

Want een crisis is nooit het echte probleem. Een crisis is een symptoom. Hoe komt het dat de inkomsten teruglopen? Waar in de markt stroomt het geld nog wel? Wat willen je klanten? Waarom staan je medewerkers om de haverklap aan jouw bureau om jouw tijd te bedelen? Voor een echte oplossing kan het zijn dat je even net anders naar de dingen moet kijken.

Juist omdat van die steeds terugkerende crises vaak het gevolg zijn van een complex onderliggend probleem, is het niet zo simpel om er goed over na te denken, laat staan om het goed op te lossen. Maar zolang je je kop in het zand blijft steken voor de problemen ónder de problemen, blijft het dweilen met de kraan open.

Zoek eerst het echte probleem

Hoe bestrijd je een crisis wél? Daar heb je wel wat tijd voor nodig. Natuurlijk doe je er eerst alles aan om de heftigste pijn op te lossen en escalatie te voorkomen. Maar daar moet je het niet bij laten. Zorg dat je uitvindt wat het probleem onder dit probleem is. Als je dat onderliggende probleem kunt oplossen, sla je heel veel vliegen in één klap.

Hoe doe je dat? Tijdens het Extreem Productief Programma leer je van ons een super praktisch en meteen toepasbaar stappenplan om niet alleen van die onderliggende oorzaken op te sporen, maar ook hoe je dan de meest efficiënte, handige oplossing verzint. En omdat je waarschijnlijk niet de eerste bent die we helpen in die situatie, kunnen we je vast goede tips geven over hoe andere leiders korte metten hebben gemaakt met zo’n zelfde soort probleem. Meteen heel nuttig, dus.

Het werkt ongeveer als volgt.

Breng het probleem in kaart. Pas als je helder hebt hoe de situatie in elkaar zit, kun je structurele oplossingen bedenken. Sluit jezelf op in een ruimte met een flipover of whiteboard. Als je extravert bent en het goed werkt om te praten terwijl je denkt, vraag dan een medewerker of collega om mee te denken. Let er wel op dat het iemand is die je vertrouwt en die vooral luistert. Dan kun jij vrijuit nadenken.

• Gebruik een dag, of 4 keer 2 uur, om de situatie te analyseren. Bedenk geen oplossingen. Stel alleen vragen aan jezelf. ‘Hoe komt dit?’ ‘Waar wordt dat door veroorzaakt?’ ‘Wat is er toen precies gebeurd?’. Teken de situatie uit. Gebruik rondjes, vierkantjes, grafieken en pijlen. Een schematische weergave geeft vaak een beter beeld dan getypte tekst. Binnenkort, tijdens het startseminar van het Extreem Productief Programma op 30 en 31 oktober, leren we je graag werken met een speciale tool waarmee je dit soort complexe problemen adequaat in kaart kunt brengen.
• Ga op zoek naar de echte knelpunten. Vaak zijn het twee of drie onderliggende problemen die zorgen voor de rest van symptomen waar je tegenaan loopt. Als je bijvoorbeeld nooit een goed delegeer-proces hebt geleerd, zul je waarschijnlijk merken dat je medewerkers steeds met verkeerde resultaten terugkomen, hun tijd verknoeien aan bijzaken of domweg niet de kwaliteit leveren die het team nodig heeft. Elke keer dat het mis gaat voelt het als een probleem wat je stress en energie en tijd kost, maar als je eenmaal het onderliggende knelpunt hebt opgelost en het Extreem Delegeren proces toepast, kunnen zomaar 10 van dat soort brandjes per week verdwijnen. Dus ga op zoek naar de oorzaak onder jouw crises: is het een afdeling die anders moet gaan werken? Een persoon die niet goed functioneert? Of een leverancier? Of ben jijzelf misschien de bottleneck omdat je bijvoorbeeld te weinig delegeert?
• Neem de tijd om oplossingen te bedenken voor die 2 of 3 knelpunten. Brainstorm dan over alle mogelijke oplossingen die er maar zijn. Vraag advies als je merkt dat je kennis mist. Voor sommige problemen heb je misschien zelf te weinig know-how. Je komt er bijvoorbeeld achter dat je meer bezoekers op je website nodig hebt, maar je hebt geen flauw idee hoe je dat zou moeten bereiken. Huur dan iemand in om je advies te geven. Als je daarmee de bottleneck oplost, verdien je dat geld voor die adviseur dubbel en dwars terug.
• Laat het even rusten. Je hebt het probleem in kaart gebracht en je hebt een aantal mogelijke oplossingen voor ogen. Nu is het tijd om weer even afstand te nemen. Slaap er minimaal twee nachten over. Die incubatietijd heb je nodig om je onderbewuste aan het werk te zetten. Door even afstand te nemen kun je er de volgende keer weer met een frisse blik naar kijken en kom je vaak op de beste ideeën.
• Combineer dan elementen uit verschillende oplossingen. Kijk opnieuw naar alle informatie die je hebt verzameld. Als het goed is, kun je nu een goed onderbouwde keuze maken voor de beste elementen uit elke oplossing.

Dit proces om problemen in kaart te brengen en daarna op te lossen kun je overal voor gebruiken. Tijdens ons Jaarprogramma passen we het allereerst toe op het vrijmaken van tijd. Die tijd heb je namelijk hard nodig om daarna het denkwerk te doen wat past bij je rol als ondernemer of manager. Maar hetzelfde Strategieschema kun je daarna inzetten om elk mogelijk probleem in je team aan te pakken. En geloof van mij: het definitief oplossen van structurele problemen is een stuk leuker dan het keer op keer brandjes blussen.

Wij helpen je graag. Doorbikkelen en nóg harder werken is geen oplossing voor de lange termijn. Vraag maar aan je hartchirurg. Tijdens ons jaarprogramma krijg je de tijd om samen de bottlenecks in jouw bedrijf of afdeling op te sporen. En als je die eenmaal helder hebt, is het een stuk makkelijker om te zien hoe je snel betere resultaten kunt boeken. Wij zijn graag de stok achter jouw deur.

Minder crises -> meer tijd voor je échte werk -> meer winst en groei. Uiteindelijk is het een simpel sommetje. Door onderliggende problemen te laten bestaan blijf je continue tijd verspillen. Als een zeilboot die wordt tegengehouden door een emmer die aan een touw in het water hangt. Daardoor kom je niet toe aan je échte werk, strategie, innovatie, teambuilding, groei, problemen oplossen. Zodra je daar wel tijd in kunt gaan steken, kun je winst en groei verwachten.

Wil je afrekenen met alle steeds terugkerende crises in je werk? Schrijf je dan nu in voor de live versie met maandelijkse meetings, of voor de versie met e-learning van het Extreem Productief Programma. Dan helpen we je om de problemen in je bedrijf of team structureel op te lossen.

Heb je een vraag?

Heb je een vraag over extreem productief werken, tijd vrijmaken en slimmer ondernemen of managen of over het jaarprogramma? Mail ons dan gerust: vragen@extreemproductief.nl