Hoe je veel frustratie bespaart in het communiceren met je team

Ik zou de leiders, ondernemers en managers niet de kost willen geven, die geïrriteerd zijn over hoe hun medewerkers met hen communiceren. ‘Ze onderbreken me om de haverklap’, ‘Ik moet er steeds zelf achteraan, anders gebeurt er niets’, of ‘Elke keer als ik hem probeer te bellen, is hij de hort op.’ Bekende zinnen en bekende irritatie, die ongemerkt een heleboel energie kost.

Teampowerrr

Als je soepel kunt communiceren met je medewerkers of teamleden, krijg je een stuk meer flow in je werk. Want waarom werk je met een team? Omdat je samen meer gedaan wilt krijgen dan jij in je eentje kunt. En dan wil je dat je medewerkers je ondersteunen en met je meewerken, in plaats van dat ze je het leven zuur maken. Stel dat je van hen precies de informatie krijgt die je nodig hebt. En dat ze je hulp vragen op het moment dat het jou goed uitkomt. Dan ga je pas echt ervaren dat je met je team meer power in huis hebt dan in je eentje.

Dansen naar de pijpen van je medewerker

Veel managers en ondernemers hebben ergens nog het idee dat zij zich moeten aanpassen aan hun team. Dat komt misschien door je eigen karakter, opvoeding, achtergrond, of door de ideeën over de leider die zich vooral als kameleon moet gedragen. Hoe dan ook: eisen stellen als leidinggevende is vaak ‘not done’. Je moet vooral niet denken dat jij je ‘beter’ voelt dan je medewerker. Het gevolg is dat jij als leidinggevende gaat dansen naar de pijpen van de medewerker. Van al je medewerkers. Als iemand een vraag heeft, sta je op dat moment voor haar klaar. En daar gaat je concentratie.

Bellen, mailen of face-tot-face overleggen

Hoe keer je het tij?

Zorg er allereerst voor dat jouw team met jou meewerkt, in plaats van dat je hun werk doet andersom. In de meeste teams voegt de ondernemer of manager uiteindelijk de meeste waarde toe. Je teamleden kunnen nou eenmaal jouw denkwerk niet overnemen… strategie, innovatie, groei. Daar komt bij, dat je medewerkers bij jou in dienst zijn en dus in jouw ‘cultuur’ zullen moeten passen. Als ze dat niet willen, hebben zij zelf altijd nog de mogelijkheid om een andere baan te zoeken. Voor jou is dat een stuk lastiger, helemáál als je ondernemer bent.

Denk daarom na over jouw favoriete ‘interface’. Wat is voor jou een prettige manier om te communiceren met je medewerkers? Bel je graag, hou je van ‘live’ gesprekken, of e-mail je het liefst? Eén van onze klanten heeft een ongelofelijke hekel aan e-mail. Hij laat dus zijn e-mail door zijn secretaresse beantwoorden. Af en toe scant hij zijn inbox, maar als je werkelijk iets van hem wilt, zul je dat niet met een e-mail voor elkaar krijgen. Zijn medewerkers weten inmiddels dat ze hem het beste ‘live’ vragen kunnen stellen, bijvoorbeeld tijdens hun wekelijkse overleg. En wat werkt voor jou het beste?

Vertel je team vervolgens hoe ze het beste met jou kunnen communiceren. Dan kunnen zij hun werkwijze daarop aanpassen. Als jij het liefst dingen aftikt via de telefoon, kunnen ze checken wanneer jij onderweg bent en je dan bellen. Als jij liever zelf bepaalt op welk moment je reageert op hun vragen, vertel ze dan dat ze je alleen maar kunnen mailen en niet mogen bellen of zomaar binnenlopen. Op die manier hou je een stuk meer tijd en concentratie over.

Wil je een beter samenwerking met je medewerkers? Zet ‘jouw favoriete communicatie-interface’ dan nu even als mededeling op de agenda voor het volgende teamoverleg.

Welke taken ga jij precies delegeren?

Marleen Kruyswijk —

Veel ondernemers en managers worstelen met delegeren. Ik had vorige week nog een ondernemer aan de telefoon die net een nieuwe medewerker in dienst had genomen. Heerlijk, eindelijk een paar extra handen. Maar toen moest hij gaan kiezen wat hij ging overdragen. En dat voelde ongemakkelijk. Want wat laat je iemand doen? Het voelt nogal stom om alle taken waar jij een hekel aan hebt, over te dragen aan iemand anders. Lekker makkelijk. Dan zou jij geen bestellingen meer hoeven doen, geen bonnetjes meer hoeven inboeken, de afwas kunnen laten staan. Awkward! Alsof jij je beter voelt dan die ander!

De ideale wereld

Maar stel je nou eens voor dat ik met een toverstokje naar je toe kom en dat ik alle taken weg-fiks waar jij een hekel aan hebt. Serieus, denk daar even over na. Als het alleen maar om ‘leuk’ zou gaan en we zijn in de ideale wereld, wat blijf jij dan wél doen? En de taken waar je nu aan denkt, zijn dat belangrijke taken voor je afdeling of bedrijf? Voeg je daarmee ‘waarde’ toe? Ik denk dat de kans groot is van wél… en ik denk zelfs dat je met díe taken veel meer waarde toevoegt dan met de taken waar jij een hekel aan hebt.

Je ontneemt je medewerkers kansen

Delegeren is moeilijk als je last hebt van wat wij de ‘Hollandse ziekte’ noemen. De Hollandse ziekte houdt in dat iedereen hetzelfde moet zijn. Je mag niet met je hoofd boven het maaiveld uitsteken, want dan lijkt het alsof jij je belangrijker voelt dan die ander. Doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg.

Je streeft dan naar een situatie die niet overeenkomt met de werkelijkheid. Want jij bent niet hetzelfde als je secretaresse. En als je doet alsof dat wel zo is, maak je het jezelf én je secretaresse onnodig moeilijk. Jij komt niet toe aan de grotere lijnen omdat je staat te printen. En je secretaresse krijgt niet de kans om te laten zien hoe goed ze jou kan ondersteunen omdat jij haar steeds werk uit handen neemt. Een lose-lose situatie dus.

Begin bij wie je bent

Doorbreek dat taboe. Juist waar jij anders bent, kun jij de meeste waarde toevoegen. Want wees eerlijk, ben jij goed in procedures volgen, afspraken maken en alle puntjes op de i zetten? De meeste managers en ondernemers die wij tegenkomen zijn dat niet…. Dus als jij je medewerkers laat doen waar zij goed in zijn, hou jij meer tijd over om te doen waar jij goed in bent.

Ga uit van je persoonlijkheid als je taken gaat overdragen. Waar zit jouw kracht? Je energie is daar een handige graadmeter voor. Welke taken géven jou energie en welke taken kósten jou energie? Word jij enthousiast van nieuwe dingen starten, researchen of structuren bouwen? Blijf die taken dan vooral doen en zorg dat je de rest delegeert.

Print bijvoorbeeld eens je takenlijst uit en kruis tien dingen aan die je graag zou ‘wegtoveren’. En check dan bij je medewerkers wat zij vinden van die taken. Zouden ze het leuk vinden om die van je over te nemen? Ik denk dat je je zult verbazen over de reacties.

Wil je meer tijd besteden aan taken waar jij goed in bent? Print dan nu je takenlijst en kruis tien dingen aan waar je vanaf zou willen.

Heb je een vraag?

Heb je een vraag? Mail ons dan: vragen@extreemproductief.nl

Ben je meer aan het troubleshooten dan je lief is?

Ok. Ik snap je. Je hebt geen tijd en eigenlijk ook geen zin om saaie procedures te gaan maken en processen vast te leggen. Per slot van rekening hou je van afwisseling, opwinding, interessante uitdagingen.

Opschrijven hoe iets gedaan moet worden is veel saaier dan een klant overtuigen dat hij een nieuwe offerte moet tekenen, of een project troubleshooten. En je hebt al tijd tekort voor de normale dingen, laat staan dat je ook nog werk kunt gaan doen wat geen haast heeft!

Ik snap je beter dan je denkt, want ik dacht vaak precies hetzelfde als jij. Maar wat nou als ik je een paar manieren zou leren om in relatief weinig tijd tóch te documenteren, omdat dat je juist veel tijd gaat besparen. Zou je dan even verder willen lezen?

Documenteren is misschien saai, maar het kan een hoop problemen voorkomen en je op iets langere termijn (denk 2 weken of 2 maanden) een heleboel tijd schelen.

Stel je voor dat je nu nog steeds zelf je teksten upload als blogpost, of dat je nog steeds zelf nieuwe projecten invoert in het grote projectensysteem, of dat je nog steeds zelf alle betalingen invoert, voordat ze worden doorgestuurd naar de bank. En stel je voor dat je dat nooit meer hoeft te doen. Nooit meer. Hoe zou dat zijn?

Zou je dan blij zijn? Meer tijd hebben voor andere dingen? Opgelucht zijn dat je voortaan van die rompslomp verlost bent? Dan is het misschien de moeite waard om datzelfde procesje toch nog één keer te doen, maar het dan meteen te documenteren.

En wat als je je medewerkers een makkelijke manier kon leren om te documenteren – zou dat helpen? Zou het schelen als het inwerken van nieuwe teamleden een stuk sneller gaat, omdat je ze niet alles meer voor hoeft te doen, maar ze gewoon een filmpje kunt laten zien, of een tekst kunt laten lezen?

En zou dat je bedrijf of team ook minder kwetsbaar maken, voor het geval iemand ziek wordt, of vertrekt? Zou zo’n checklist ook niet helpen om te voorkomen dat een simpel stapje, wat toch belangrijk is, een keer over het hoofd wordt gezien? En dat je dan meer tijd aan het troubleshooten bent dan je lief is?

Heb jij van die medewerkers die continue met dezelfde vragen bij je komen? Dan ligt het misschien niet aan hen dat ze je steeds lastig vallen, maar aan jou! Als ze je moeten vragen hoe iets moet, omdat ze dat zelf nog niet weten – en jij alles wél weet – dan is het hoog tijd om je kennis vast te leggen, zodat ze die kunnen raadplegen zonder dat het jou nog tijd kost.

Daarom raad ik je aan om het gratis tooltje Jing te installeren. Dat is een ideaal programma voor het snel maken van documentatie.

De volgende keer dat je nog even snel iets doet, wat je eigenlijk wilt overdragen, zet je Jing meteen aan. Daarmee maak je terwijl je die actie doet, meteen een filmpje je scherm. Je kunt er je uitleg bij inspreken. Stuur dat filmpje, of de link erheen, door naar een medewerker of freelancer, om er een checklist van te maken. Kind kan de was doen.

Sommige van onze klanten hebben ondertussen een hele bibliotheek met dit soort filmpjes, waarmee het een stuk simpeler wordt om zelf een paar weken op vakantie te gaan. Kleine moeite – groot plezier. Als je nu begint, kun je zometeen met een gerust hart op zomervakantie.

Dus ja, ik snap je. Maar doe het toch maar even. Scheelt je later zeeën van tijd en stress.

Heb je collega’s, relaties of vrienden voor wie deze “Elke dag 2 uur voor strategie, innovatie en groei” – serie ook interessant is? Mail hem dan door! Ze kunnen zich hier inschrijven en krijgen meteen mijn gratis ebook.

Deze serie tips maken we speciaal voor ondernemers en managers die te weinig tijd hebben voor de dingen die ze eigenlijk zouden moeten (en willen!) doen, die graag extreem productief willen gaan werken en ondernemen, om zo hun bedrijf of team te laten groeien.

“Ik weet niet hoe dat moet”

Dit is de week van de beste wensen en de goede voornemens. En dus wens ik je het beste en ga ik je graag helpen bij je goede voornemens.

Ik wens je het allerbeste jaar wat je maar kunt krijgen — en kunt maken. Zoals ik dat zie is dat een mooie combinatie. Deels komen allerlei dingen op je af zonder dat je er veel aan kunt doen, net zoals beslissingen van andere weggebruikers jou ook beïnvloeden. Maar voor een ander belangrijk deel kun je je leven ook zelf maken. En heb je misschien wel veel meer invloed dan je nu denkt — zit je wel degelijk aan het stuur van je eigen leven. In elk geval kun je zelf beslissen hoe jij gaat reageren op alles wat dit jaar op je af zal komen. Krijgen én maken dus.

En ik ga je graag helpen bij je goede voornemens: meer tijd voor jezelf, je gezin en vrienden. Meer tijd ook voor het echte werk wat je graag zou doen. Meer tijd om betere oplossingen te ontwikkelen voor de problemen waar je tegenaan loopt. Meer tijd om veel meer waarde toe te voegen voor andere mensen en ook te zien dat die waarde weer bij jou terugkomt, financieel, emotioneel of qua voldoening.

De beste en meest intensieve manier waarop wij je kunnen helpen is ons jaarprogramma: De Extreem Productieve Ondernemer/Manager en Diamond. Deze maand kun je nog instappen voor de nieuwe ronde, daarna moet je minimaal een half jaar wachten — misschien wel een heel jaar.

Dus meld je vandaag nog aan via de speciale pagina op onze website. Ook na de prijsverhoging die er op 12 januari onverbiddelijk aankomt is het hele programma een uitstekende investering, maar die duizend of tweeduizend euro extra kun je beter in je eigen zak houden, toch?

Hieronder leg ik uit dat je met één simpel zinnetje je leiderschapskwaliteiten soepel naar een hoger plan kunt brengen.

Veel succes daarmee!
Taco Oosterkamp

P.S. Een vriendelijke herinnering voor het korte telefonisch informatieseminar over de jaarprogramma’s op 8 januari van 16:00 – 16:30 uur. Daarin zal ik al je vragen beantwoorden die je hebt over de jaarprogramma’s. Je kunt je hier aanmelden voor dat informatieseminar.

Tip: “Ik weet niet hoe dat moet”

De simpelste dingen blijken vaak nog behoorlijk ingewikkeld te zijn. Neem autorijden: als je als tiener op de achterbank zit, ziet het er nog soepel en ontspannen uit. Tijdens je eerste rijles wordt dat beeld hardhandig bijgesteld. En pas als je lichaam een jaar na het ophalen van je rijbewijs alles heeft geautomatiseerd, ben je weer terug bij het soepele en ontspannene. Datzelfde principe kom je tegen bij allerlei dingen die je kunt leren: bij skiën, pianospelen en leiding geven.

Als twintiger hoorde ik een mentor eens zeggen: vragen stellen is de hoogste vorm van leiding geven. Het consequent toepassen van die Socratische methode bleek voor mij nog verbazingwekkend moeilijk te zijn. Het is veel eenvoudiger om je eigen antwoorden uit te leggen, dan om alleen maar vragen te stellen en de ander te dwingen om met haar eigen antwoorden te komen. Eerlijk is eerlijk: soms heb ik er gewoon geen zin in of geen tijd voor om als een vroedvrouw de ander te helpen met het baren van zijn antwoorden. En dat is volgens mij niet erg. Maar als ik dat geduld wel investeer is het vaak nog beter.

Als je het bijvoorbeeld lastig vindt om te delegeren, dan kan ik je het volgende zinnetje aanraden: “Ik weet niet hoe dat moet”. Dat werkt supergoed bij simpele dingen als het maken van een nieuw formuliertje op de website, het installeren van een computerprogramma, of het vragen van offertes van drie leveranciers. Juist als je zelf wél weet hoe iets moet, is het lastiger om te delegeren. Dit simpele zinnetje kan je uren per week schelen en desnoods maak je het internationale aanhalingstekens-gebaar als je duidelijk wilt maken dat je heus wel slim genoeg bent om te weten hoe dit werkt, maar je nu je medewerkers wilt dwingen om dat ook eens uit te zoeken.

En als je de smaak te pakken hebt, kun je nog een stapje verder gaan. Probeer bijvoorbeeld de volgende zinnen eens uit op je medewerkers: “Ik zal meer tijd vrij moeten gaan maken voor strategisch nadenkwerk, maar ik weet niet hoe dat moet. Heb jij een idee?”, of: “Volgens mij is het belangrijk om ons inkoopproces te verbeteren, maar ik weet niet hoe dat moet. Jij wel?”, of: “Onze dienstverlening moet naar een hoger niveau, terwijl we ook de winstgevendheid verbeteren — en ik weet niet hoe dat moet. Wat denk jij?”

Voor je het weet, ben je in de hoogste vorm leiding aan het geven. En krijg je als bonus ook nog tijd om na te denken. Over je bedrijf, je team, of als je dat leuk vindt allerlei filosofische kwesties.

Op 8 januari zullen we van 16:00 – 16:30 uur een kort telefonisch informatieseminar houden over de jaarprogramma’s. Daarin zullen we al je vragen beantwoorden die je hebt over de jaarprogramma’s. Je kunt je hier aanmelden voor dat informatieseminar.

3 vaardigheden die je moet hebben om Extreem Productief te worden

Om als ondernemer of manager in 2013 extreem productief te worden, heb je 3 belangrijke vaardigheden nodig:

Grotendeels de baas zijn over je eigen tijd
Een team wat jou werk uit handen neemt, in plaats van andersom
Heel praktisch en hard kunnen nadenken over strategie en daarmee problemen oplossen

Wanneer je deze vaardigheden hebt, dan is the sky the limit!

Daarom zijn die 3 vaardigheden de kernthema’s van ons jaarprogramma: De Extreem Productieve Ondernemer/Manager en Diamond.

Heb je interesse om in 2013 Extreem Productief te worden, maar heb je je nog niet aangemeld omdat je nog vragen hebt? Doe dan mee aan een kort telefonisch informatieseminar op 8 januari. Van 16:00 – 16:30 uur hoop ik al je vragen te beantwoorden.

Voor nu alvast de allerbeste wensen voor het nieuwe jaar!

Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp

Artikel: 3 vaardigheden die je moet hebben om Extreem Productief te worden

Ik noemde de 3 vaardigheden hierboven in m’n intro al:

Grotendeels de baas zijn over je eigen tijd
Een team wat jou werk uit handen neemt, in plaats van andersom
Heel praktisch en hard kunnen nadenken over strategie en daarmee problemen op te lossen

Laten we ze even stuk voor stuk nalopen.

Grotendeels de baas zijn over je eigen tijd

Als je niet de baas bent over je eigen tijd, zit je zwaar in de problemen. Als ondernemer of manager is dat killing: dat je agenda strak volgepland staat met vergaderingen, je niet meer aan andere dingen toekomt doordat je e-mail zoveel tijd opslorpt, of je je eigenlijk nooit kunt concentreren omdat je elke 10 minuten wordt onderbroken door iemand die binnenloopt, of door de telefoon.

Het hele idee van managen is dat jij beslissingen neemt over wat er gaat gebeuren. En als je geleid wordt door de waan van de dag, leid je dus niet jezelf. Laat staan dat je je team leidt, of je bedrijf.

Regel numero uno: elke ondernemer en elke manager heeft 1 of 2 uur per dag nodig, zeg een volle werkdag in de week, om met zijn of haar benen op tafel te zitten en na te denken. Of om te werken aan een superbelangrijk, maar totaal niet urgent project. Of om te brainstormen met collega’s, te sparren met een adviseur of gewoon een rondje te lopen om je hoofd leeg te maken.

Een team wat jou werk uit handen neemt, in plaats van andersom

Veel ondernemers en managers begrijpen niet goed dat het het werk van hun team is om hen werk uit handen te nemen. Dat is het hele idee: herverdeling van werk. Het team doet zoveel mogelijk werk wat het team kan doen, zodat de ondernemer zoveel mogelijk van het werk doet wat alleen de ondernemer kan doen.

Je huurt iemand in, zodat die persoon werk kan doen wat jij daarna niet meer hoeft te doen. Als je dan gaat twijfelen over delegeren, gaat er iets mis. Al je excuses in de trant van “Ja maar Taco, ik kan het sneller zelf doen” geven aan dat er iets serieus en grondig mis is.

Optie 1: jij vertikt het om leiding te geven. Misschien wel omdat je zo gehecht bent aan je eigen rol als hardwerkende, deskundige, perfectionistische professional. Dan is er iets mis met je zelfbeeld en zou je dat moeten fiksen om extreem productief te kunnen worden.

Optie 2: je hebt de verkeerde medewerkers aangenomen. In plaats dat je capabele mensen hebt ingehuurd die jou met liefde werk uit handen nemen, werk je met een team wat jou alleen maar voor de voeten loopt. De ietwat oncomfortabele vraag die ik aan mijzelf stel in zo’n situatie is: “Who is the idiot that hired the idiot?” En dus ligt het balletje alsnog weer in mijn veld.

Een ondernemer die vast blijft zitten in het werk, omdat zijn team het niet overneemt, beperkt zichzelf ernstig in de groeikansen van zijn bedrijf. En in zijn eigen werkplezier. De manager die het niet voor elkaar krijgt om het team het werk te laten doen, is eigenlijk geen manager.

Als je die beide problemen dan ook nog combineert, heb je gegarandeerd ook last van het derde probleem.

Heel praktisch en hard kunnen nadenken over strategie en daarmee problemen op te lossen

Als je niet de baas bent over je eigen tijd en je team het werk niet doet, kom je gegarandeerd ook niet toe aan nadenken over strategie en het oplossen van de belangrijkste problemen.

Maar er kan nog een reden zijn waarom je niet praktisch en hard kunt nadenken over strategie: je hebt nooit geleerd hoe dat moet. En dat is niet zo vreemd. 80% van ons onderwijssysteem is erop gericht om gedachten van andere mensen te reproduceren. Zelf hard en gestructureerd nadenken en daarmee je eigen oplossingen vinden, wordt lang niet belangrijk genoeg gevonden.

Veel mensen denken dat ze nadenken zodra er maar gedachten door hun hoofd gaan. Zo simpel is het helaas niet. Een belangrijk deel van nadenken bestaat uit het goed organiseren van je denken, zodat je zeker weten de moeilijkste problemen op een zo elegant mogelijke manier aan kunt pakken. En dat is gelukkig te leren.

Drie mooie vaardigheden om uit te bouwen. En dan moet 2013 een prachtig jaar kunnen worden. Alvast veel succes gewenst!

Hoe test je nieuwe medewerkers?

Wij waren dit jaar wat vroeg met Sinterklaas. Bijna 500 (!) ondernemers en managers keken naar onze cadeau-videoserie over Extreem Delegeren. Het blijft een interessant onderwerp, ook voor de mensen die nu hard aan het werk zijn in ons jaarprogramma’s.

Vanochtend sprak ik één van hen, die vertelde dat hij nog nooit eerder zo hard heeft nagedacht over zijn bedrijf. De meeste ondernemers doen het werk wat hun personeel had moeten doen en komen daardoor niet toe aan de écht belangrijke zaken.

Dat moest maar eens veranderen, dus in het artikel van deze week leg ik nog wat meer uit over hoe je er allereerst voor zorgt dat je precies de juiste medewerkers selecteert voor het werk wat moet gebeuren.

Begin volgende week zal ik je een bijzonder aanbod doen voor ons nieuwe Extreem Productief jaarprogramma wat in februari start. Voor iedereen die niet langer wil wachten om stress-vrij en met zeeën van tijd te ondernemen.

Tot dan,
—Taco Oosterkamp

Artikel: Hoe test je nieuwe medewerkers?

Veel ondernemers en managers worstelen met hun team. Ik zat net te bladeren door de eerste resultaten van een enquête die wij deze week hebben afgerond en ik ben geschokt om te zien hoeveel frustratie van de pagina’s spat. Jullie balen zo te zien echt van je medewerkers! Toch is je team meestal de belangrijkste factor om je eigen productiviteit te verhogen.

Als het je gaat lukken om een ‘dreamteam’ om je heen te verzamelen, wordt alles makkelijker. Samen krijg je niet alleen meer gedaan, het werkt ook inspirerend om echt goede collega’s om je heen te hebben. Maar ook je klanten worden er blijer van, omdat ze beter worden geholpen en meer waarde krijgen voor hun geld.

Nu weet ik dat de meeste leidinggevenden nooit een serieuze opleiding hebben gehad in leidinggeven. Dat is vreemd. Ik moet er niet aan denken, dat mijn puberkinderen zometeen zonder enige training of examen in een auto zouden mogen stappen. Denk je in wat voor ’n ravage het zou worden op de snelweg! Maar als ze zometeen hun rijbewijs hebben gehaald, en nog weer een paar jaar ouder zijn, kan het best zijn dat ze opeens in een leidinggevende functie rollen. En daar moeten ze dan alles nog in de praktijk gaan leren.

Dus is mijn conclusie: goed leren delegeren is een heel belangrijk onderdeel van je productiviteit en levensgeluk in het algemeen. Daarom hoop ik dat je plezier had van de gratis videocursus die we de afgelopen week aanboden.

Maar eerlijk is eerlijk: er valt met de beste wil van de wereld niet tegenaan te delegeren wanneer je de verkeerde mensen hebt geselecteerd voor je team. Daar begint het allemaal.

Wat zijn dan de verkeerde mensen? Dat hangt vooral af van de situatie. Wat is precies de functieomschrijving? Wat moet iemand doen in de dagelijkse praktijk? Een geweldige medewerker in de ene rol kan in een andere baan voor grote problemen zorgen. Als je een soepel lopend team wilt hebben, moet je mij vooral niet inhuren om het administratieve werk te doen. Niet omdat ik lui ben, of ongemotiveerd, of moeilijk in de omgang – het is domweg geen goede match met mijn persoonlijkheid.

Het selecteren van nieuwe medewerkers vraagt dus jouw aandacht.

Zet goed op een rijtje wat je Gewenste Uitkomst is. Hoe zit het werk wat je wilt uitbesteden in elkaar? Wat voor iemand zoek je daarvoor? Wat moet hij of zij weten en kunnen? Wat voor ‘n persoonlijkheid past daarbij? Wil je iemand die initiatief neemt, of die juist goed kan volgen? Hoe ziet het er zometeen uit in de praktijk, wanneer jij helemaal gelukkig bent met de nieuwe medewerker?

Maak het vooral niet te leuk. Als je zelf van afwisseling houdt, maar je bent op zoek naar iemand die hele dagen boekhouding doet, dan moet je je werving zometeen richten op iemand met de kenmerken om een hele dag boekhouding te doen. Je kunt de functieomschrijving, advertentie- of wervingstekst wel ‘opleuken’ zodat het voor jóu aantrekkelijker zou worden, maar daarmee trek je precies de verkeerde mensen. Als jij de tekst aantrekkelijk vindt, trekt die tekst dus mensen aan zoals jij. Wil je dat?

Maak een testplan. Hoe ga je testen of de mensen die solliciteren ook werkelijk voldoen aan dat profiel? Kun je kleine testjes bedenken om te testen of iemand ook werkelijk voldoet aan de eisen die nodig zijn voor deze functie?

Dat kan om heel simpele dingen gaan. Als je betrouwbaarheid en zorgvuldigheid wilt testen, zet je in de wervingstekst dat de sollicitant in z’n sollicitatie-email het woord ‘zomersproet’ in het subject moet zetten. Alle emails die binnenkomen zonder dat woord, krijgen meteen een afwijzingsmail retour. Als iemand geen simpele instructies kan lezen en opvolgen, wil je toch niet dat ze voor je komen werken. En zo kun je voor allerlei soorten eisen testjes maken. Zoek je een capabele copywriter laat hem of haar dan geen sollicatatiebrief schrijven, maar een verkooptekst om zichzelf aan jou te verkopen. Show, not tell.

Fail quick. Het is handig om zo’n testparcour zo op te zetten, dat mensen die niet geschikt zijn zo snel mogelijk afvallen. Dat scheelt jou tijd, maar scheelt hen ook tijd en zorgt ervoor dat je niet te veel hoop en verwachting bij hen wekt, als dat toch niet reëel is. Dit hele verhaal gaat erom om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen, maar dan wel met respect voor ieders situatie en emoties.

Spreek zelf maximaal 3 kandidaten. Zorg ervoor dat jij alleen die mensen spreekt die al bewezen hebben om aan al je testbare eisen te voldoen. Als je toch meer mensen uit wilt nodigen, laat die dan eerst een gesprek hebben met één van je huidige medewerkers. Dat scheelt je een boel tijd (en helpt je dus om extreem productief te worden), maar belangrijker nog: als je daarmee sjoemelt, loop je het risico dat je in een gesprek een persoonlijke klik ervaart en de ander (of jezelf) daarna niet meer teleur wilt stellen. Met alle gevolgen van dien.

Neem enig risico. De meest voor de hand liggende kandidaat is misschien niet de juiste. Er zijn bijvoorbeeld allerlei functies te verzinnen waarbij één van de eisen zou moeten zijn dat je bijzonder slecht bent in het voeren van sollicitatiegesprekken. Mensen die van nature goed zijn in het voeren van gesprekken zijn vaak extravert en hebben sociale interactie nodig in hun werk. Allemaal contra-indicaties als je op zoek bent naar iemand voor lopende band werk, waarbij praten alleen maar afleidt van de concentratie. Dus kijk goed naar welke eisen wél relevant zijn en negeer de rest.

Als je deze 5 tips in de praktijk toepast, heb je in elk geval vast een goed begin gemaakt. Dikke kans dat dat een heleboel gaat schelen.

Leer nieuwe dingen niet zelf (dat scheelt al veel tijd), maar besteedt ze meteen uit

De gouden tip van deze week gaat over het leren van nieuwe dingen. Waar moet je op letten? Ik geef je een paar tips.

Ondertussen is mijn team hard aan het werk om een exclusieve video-serie voor je te maken. Hou deze Extreem Productief tips dus goed in de gaten, want ik ga je volgende week de kans geven om 3 rampzalige gevolgen van slecht delegeren te voorkomen.

Bovendien laat ik je in die serie zien hoe je het werk handig delegeert aan je team en jij eindelijk kunt gaan werken áán je bedrijf of team, in plaats van alleen maar in je bedrijf of met je team. En wees eerlijk: dat is voor alle betrokkenen beter.

Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp

Artikel: Leer nieuwe dingen niet zelf (dat scheelt al veel tijd), maar besteedt ze meteen uit

Net als veel andere ondernemers vind ik het leuker om iets nieuws te leren, dan om dezelfde dingen eindeloos te herhalen. Dat geldt trouwens niet voor elke ondernemer: in ons jaarprogramma merken we bijvoorbeeld goed dat het stereotype beeld van de risicozoekende, dynamische entrepreneur niet altijd op gaat. En gelukkig maar. Maar toch: veel van ons houden van afwisseling, uitdaging en de kans om nieuwe vaardigheden te leren.

Als je niet uitkijkt, wordt dat je valkuil.

Nieuwe dingen worden oud

Hoe dat komt? Simpel. Nieuwe dingen blijven nooit nieuw. Zodra je iets nieuws gaat leren, zou je al moeten weten dat dat nieuwe over 2 maanden alweer oud is. En anders na 2 jaar wel. Het is handig om daar meteen vanaf de start al rekening mee te houden.

Maar wanneer iets voor jou gloednieuw is, ben je vol enthousiasme, geïnspireerd door iets wat je nog niet eerder had ontdekt. En dan is het niet eenvoudig om je voor te stellen dat er ooit een tijd gaat komen, dat je stevig gaat balen van datzelfde wat je nu zo raakt.

En dus is het leren van iets nieuws een goed moment om je verstand in te schakelen. Eén van de deelnemers in ons programma sprak ik gisteren over het meten van conversies op zijn website. Ik had hem een boek aangeraden in die richting en hij was nu bezig om een voor hem hele nieuwe wereld te ontdekken. Over dat soort dingen heb ik het. Misschien ben je op dit moment gefascineerd door gamification, door financiële kengetallen, door wat dan ook. Er zijn continue nieuwe dingen te leren.

Nu vast nadenken

Maar als je dat soort nieuwe kennis hebt geleerd, geïntegreerd en daarna continue moet herhalen, is het helemaal niet meer zo leuk. En om er dan nog vanaf te komen, moet je het uitbesteden naar één van je medewerkers.

En ook dat is niet meer zo eenvoudig, want jij bent er ondertussen zo goed in geworden, dat je er beter in bent dan al je medewerkers. En elke ondernemer of manager weet dat het lastig is om iets te delegeren wat je beter kunt dan degene aan wie je het wilt delegeren.

Wat te doen?

Wat te doen?

Zie het leren van nieuwe dingen als een project waar je even serieus over na wilt denken. Waarom ga jij het leren? Wat is jouw doel, je gewenste uitkomst? Ben jij de juiste persoon die dit nieuwe ding uiteindelijk elke dag zal gaan doen? Wees je gewoon even bewust van hoe het zit voor jou.

Leer nieuwe dingen vooral om ze te begrijpen. Als ondernemer of manager is het belangrijk dat je op hoofdlijnen inzicht hebt in hoe de radartjes in je bedrijf of team werken. Zo word je minder afhankelijk van je teamleden en leveranciers en kun je beter beoordelen of wat zij zeggen hout snijdt.

Verdiep je ook in nieuwe dingen om te beseffen hoe belangrijk ze zijn. Je kunt wel oppervlakkig zeggen dat je ‘social media’ als speerpunt van je nieuwe marketingstrategie ziet, maar pas wanneer je er echt ervaring mee hebt opgedaan, een training hebt gedaan, paar workshops hebt gevolgd of je op een andere manier hebt ondergedompeld in de wereld van online marketing, zul je niet alleen dénken dat iets belangrijk is, maar het ook voelen en beseffen. En dat maakt een levensgroot verschil.

Laat iemand met je meeleren

En dan de belangrijkste tip:

Neem meteen iemand op sleeptouw, terwijl je iets nieuws leert. Zo ben je samen aan het leren, wat vaak het effect al vergroot. Maar belangrijker nog is dat je al anticipeert op de situatie over een tijdje, wanneer jij het niet meer leuk gaat vinden. Dan heb je vast een van je medewerkers klaar staan om dit nieuwe uit te voeren.

Splits het nieuwe op in: begrijpen en doen. Zorg ervoor dat jij het nieuwe begrijpt, maar dat het doen en uitvoeren niet alleen maar op jouw schouders rust. Misschien wil je het wel zo goed mogelijk begrijpen, maar er tegelijkertijd zo min mogelijk aan doen.

Veel nieuwe dingen hebben trouwens ook een administratieve component, die je meteen al kunt uitbesteden. Terwijl jij je richt op de kern van het nieuwe, kan je secretaresse alvast een stuk van het projectmanagement en regelwerk eromheen voor haar rekening nemen.

Eigenlijk komt het erop neer dat je vanaf het begin af aan al goed nadenken over jouw rol in het geheel. En hoe dit nieuwe belangrijk is niet alleen voor jou, maar voor je hele team, je hele bedrijf op de wat langere termijn.

Geniet ervan.

Waarom je zo snel mogelijk moet stoppen met het oplossen van problemen voor je medewerkers

Vorige week gaf ik samen met Marleen Kruyswijk het eerste seminar van ons nieuwe Extreem Productief jaarprogramma. We hadden een videomaker ingehuurd om de deelnemers te interviewen en hij vertelde me met nauwelijks verholen verbazing dat iedereen zo verschrikkelijk enthousiast was! Yes, hoe heerlijk is het om voldoening in je werk te hebben?

Heb jij dat ook in jouw werk? En wil je dan met minder moeite meer succes behalen, sneller groeien en het gestress van tijdsdruk verminderen? Dan is het onontkoombaar dat je je team veel beter gaat inzetten om jou werk uit handen te nemen. Uiteindelijk zal alleen dát ervoor zorgen dat jij steeds meer werk gaat doen waar je de meeste waarde toevoegt….