Ok. Ik snap je. Je hebt geen tijd en eigenlijk ook geen zin om saaie procedures te gaan maken en processen vast te leggen. Per slot van rekening hou je van afwisseling, opwinding, interessante uitdagingen.
Opschrijven hoe iets gedaan moet worden is veel saaier dan een klant overtuigen dat hij een nieuwe offerte moet tekenen, of een project troubleshooten. En je hebt al tijd tekort voor de normale dingen, laat staan dat je ook nog werk kunt gaan doen wat geen haast heeft!
Ik snap je beter dan je denkt, want ik dacht vaak precies hetzelfde als jij. Maar wat nou als ik je een paar manieren zou leren om in relatief weinig tijd tóch te documenteren, omdat dat je juist veel tijd gaat besparen. Zou je dan even verder willen lezen?
Documenteren is misschien saai, maar het kan een hoop problemen voorkomen en je op iets langere termijn (denk 2 weken of 2 maanden) een heleboel tijd schelen.
Stel je voor dat je nu nog steeds zelf je teksten upload als blogpost, of dat je nog steeds zelf nieuwe projecten invoert in het grote projectensysteem, of dat je nog steeds zelf alle betalingen invoert, voordat ze worden doorgestuurd naar de bank. En stel je voor dat je dat nooit meer hoeft te doen. Nooit meer. Hoe zou dat zijn?
Zou je dan blij zijn? Meer tijd hebben voor andere dingen? Opgelucht zijn dat je voortaan van die rompslomp verlost bent? Dan is het misschien de moeite waard om datzelfde procesje toch nog één keer te doen, maar het dan meteen te documenteren.
En wat als je je medewerkers een makkelijke manier kon leren om te documenteren – zou dat helpen? Zou het schelen als het inwerken van nieuwe teamleden een stuk sneller gaat, omdat je ze niet alles meer voor hoeft te doen, maar ze gewoon een filmpje kunt laten zien, of een tekst kunt laten lezen?
En zou dat je bedrijf of team ook minder kwetsbaar maken, voor het geval iemand ziek wordt, of vertrekt? Zou zo’n checklist ook niet helpen om te voorkomen dat een simpel stapje, wat toch belangrijk is, een keer over het hoofd wordt gezien? En dat je dan meer tijd aan het troubleshooten bent dan je lief is?
Heb jij van die medewerkers die continue met dezelfde vragen bij je komen? Dan ligt het misschien niet aan hen dat ze je steeds lastig vallen, maar aan jou! Als ze je moeten vragen hoe iets moet, omdat ze dat zelf nog niet weten – en jij alles wél weet – dan is het hoog tijd om je kennis vast te leggen, zodat ze die kunnen raadplegen zonder dat het jou nog tijd kost.
Daarom raad ik je aan om het gratis tooltje Jing te installeren. Dat is een ideaal programma voor het snel maken van documentatie.
De volgende keer dat je nog even snel iets doet, wat je eigenlijk wilt overdragen, zet je Jing meteen aan. Daarmee maak je terwijl je die actie doet, meteen een filmpje je scherm. Je kunt er je uitleg bij inspreken. Stuur dat filmpje, of de link erheen, door naar een medewerker of freelancer, om er een checklist van te maken. Kind kan de was doen.
Sommige van onze klanten hebben ondertussen een hele bibliotheek met dit soort filmpjes, waarmee het een stuk simpeler wordt om zelf een paar weken op vakantie te gaan. Kleine moeite – groot plezier. Als je nu begint, kun je zometeen met een gerust hart op zomervakantie.
Dus ja, ik snap je. Maar doe het toch maar even. Scheelt je later zeeën van tijd en stress.
Heb je collega’s, relaties of vrienden voor wie deze “Elke dag 2 uur voor strategie, innovatie en groei” – serie ook interessant is? Mail hem dan door! Ze kunnen zich hier inschrijven en krijgen meteen mijn gratis ebook.
Deze serie tips maken we speciaal voor ondernemers en managers die te weinig tijd hebben voor de dingen die ze eigenlijk zouden moeten (en willen!) doen, die graag extreem productief willen gaan werken en ondernemen, om zo hun bedrijf of team te laten groeien.
