“Wat mij betreft was het Extreem Productief Programma een aaneenschakeling van hoogtepunten.”
Linda Spaanbroek vertelt wat voor haar het meest verrassend was.
Marleen Kruyswijk
Eén van de redenen waarom mensen meedoen aan ons jaarprogramma is dat ze gefrustreerd zijn omdat ze aan een hoop dingen niet toekomen. Herkenbaar? Het meest fnuikende is misschien wel dat niet alleen belangrijke dingen blijven liggen, maar ook de leuke dingen, die ervoor zouden zorgen dat je weer met plezier naar je werk gaat.
Plannen maken voor een uitbreiding van de business is tof, totdat je merkt dat je geen tijd hebt om ze ook uit te voeren. Dat is killing. Een nieuwe, snellere manier van werken invoeren op jouw afdeling, het verbeteren van de IT ondersteuning, of domweg boeken lezen die te maken hebben met je vak. Precies die dingen waar je zin in hebt als je in een nieuwe baan begint of je eigen een bedrijf opstart. Dát leek je geweldig. Maar inmiddels word je meegesleurd door de waan van de dag en zijn al mooie plannen diep onderin een la verdwenen.
Meer waarde toevoegen door minder te doen
Stel je voor dat je het grootste deel van je werkweek wél weer met de kern van je werk bezig bent? Met de dingen die jij belangrijk vindt. Niet alleen bomen en brainstormen over de toekomst, maar ook tijd en energie hebben om die plannen daadwerkelijk handen en voeten te geven. Je team inspireren met je visie, mooie producten maken. Dan ervaar je niet alleen een stuk meer flow in je werk, je voegt ook daadwerkelijk meer waarde toe voor je bedrijf of afdeling. Want laten we eerlijk zijn, jij krijgt je salaris toch niet betaald om koffie te zetten, hele dagen te vergaderen of ieders last-minute problemen op te lossen?
Manusje-van-alles
Praktisch alle ondernemers en managers die wij tegenkomen doen veel te veel zelf. Maar dan ook véél te veel! En ze denken ook nog eens dat dat normaal is. Ze voeren niet alleen functioneringsgesprekken, maar maken daarna ook nog zelf het verslag van het gesprek. Ze maken niet alleen zelf hun afspraken, maar ze printen ook nog de routebeschrijving uit. En tsja, als je eenmaal een vergadering hebt gepland, kun je ook meteen wel even de ruimte reserveren. Iemand moet het doen, toch?
Het gaat vaak mis als je als ‘aanvoerder’ van je team je eigen rol niet helemaal duidelijk hebt. Je medewerkers hebben hopelijk allemaal een duidelijk afgebakende functieomschrijving. Maar heb jij die zelf ook? En is die voor iedereen duidelijk? Weten je medewerkers dat ze jou niet mogen vragen voor computerproblemen? Of ben jij toch stiekem het manusje-van-alles in je team…?
Hoe je meer focus krijgt
Hoe bevrijd je jezelf van taken die niet met de kern van je werk te maken hebben? Baken je rol af. Maak je eigen functieomschrijving. Wat doe je wel, wat doe je niet? En laat dat niet alleen bij woorden op papier. Handel ernaar. Stop met dingen doen die één van je medewerkers ook prima kan doen.
Een eerste stap kan zijn om eens twee minuten na te denken over wat iemand anders zou doen in jouw rol of functie. Voor een ander kun je dat vaak makkelijker bedenken. En denk dan meteen aan ‘de beste manager’ of ‘de meest succesvolle ondernemer’. Zou de perfecte manager al haar e-mails zelf beantwoorden? En zou de meest succesvolle ondernemer zijn eigen paperassen archiveren? Laat me raden…
Kies dan twee of drie taken waarvan je baalt dat jij ze altijd aan het doen bent. Kijk eens door je agenda of je takenlijst. En let op de kleine dingen. Zijn er misschien subtaken van taken die jij altijd doet? Het hoort waarschijnlijk wél bij jouw taak om de cijfers te monitoren. Maar níet om te zorgen dat die Excel spreadsheet met cijfers elke week up-to-date is. Dat kunnen je medewerkers vast ook doen. Wat voor dingen doe jij nog meer die je prima kunt delegeren?
Zorg dat je team die twee of drie taken van je overneemt. Bedenk bij iedere taak wie van je medewerkers dat zou kunnen doen. En delegeer die taken dan. Op die manier voeg jij meer waarde toe. Want iedereen kan kopiëren. Dus het is een stuk goedkoper voor het bedrijf als je dat iemand laat doen die maar 20 of 30 euro per uur kost. In die tijd kun jij zorgen dat je werk doet wat het bedrijf uiteindelijk 100 of 1.000 euro per uur oplevert.
Zorg dat je een goed team om je heen hebt. Zijn je medewerkers niet capabel genoeg om die taken over te nemen? Dan zijn er twee opties: je werkt ze beter in of je neemt andere mensen aan. Maak daar dus een plan voor. Brainstorm over hoe je mensen om je heen kunt krijgen die je wél beter aanvullen. Dat is dan de eerste stap op weg naar meer flow in je werk.
Wil je meer gefocust kunnen werken? Neem dan twee minuten de tijd en bedenk wat de meest succesvolle ondernemer of de beste manager in jouw situatie zou doen.
Heb je een vraag?
Heb je een vraag over extreem productief werken, tijd vrijmaken en slimmer ondernemen of managen of over het jaarprogramma? Mail ons dan gerust: vragen@extreemproductief.nl