Ons nieuwe Extreem Productief programma start binnenkort: fridaysoff.nl/programma.

Om de betrokkenen te beschermen zal ik hun namen hier maar veranderen, maar maandag had ik een coachingscall met deelnemers van het nu lopende Extreem Productief programma. Eén van hen, zeg maar Maurice, is manager van een groot team. Hij vertelde dat het zo druk was op zijn werk dat hij zich steeds schuldig voelt over alles waar hij niet aan toe komt.

Deze week bijvoorbeeld was er opeens een strategische spoedklus, waarvoor hij drie dagen z’n agenda leeg moest vegen. Maar voor die dagen stond natuurlijk al een heleboel werk ingepland, dus wanneer moet hij dát werk dan in vredesnaam doen? Herkenbaar?

Dus werk je ’s avonds nog maar even wat langer door. Zit je in het weekend bij een sportwedstrijd van je kinderen stiekem op je smartphone je e-mail te beantwoorden en kijk je met een half oog televisie, terwijl je op je laptop nog hard aan het werk bent. Het moet toch af.

Maar nog steeds voel je je rottig!

Je voelt je schuldig naar je kinderen of familie, je doet jezelf tekort door geen rust te nemen en eigenlijk is het werk ook nog niet helemaal klaar aan het eind van het weekend.

Het belangrijkste wat je in zo’n situatie kunt doen is zo snel mogelijk knopen doorhakken. Geen fijne boodschap, maar toch vertelde ik dat hem dus maar. Als je aan het begin van de week ziet dat je niet al je werk af gaat krijgen, besluit dan wat je laat schieten. En communiceer dat ook naar de betrokkenen. Maar vooral ook naar jezelf: haal die taken bijvoorbeeld van je takenlijst en verplaats ze naar je later/misschien lijst. Het is een stuk beter werken als je aan het begin van de week al beslissingen neemt, in plaats van dat je effectief aan het eind van de week moet constateren dat je er weer niet aan toegekomen bent. Het netto resultaat is hetzelfde: dat werk is niet gedaan, maar het scheelt een stuk in hoe jij in je werk zit die hele week.

Muriël deed ook mee aan de call. Zij leidt een succesvol bedrijf en is steeds op zoek naar nieuw personeel om haar klanten zo goed mogelijk te helpen. Zij heeft als ondernemer een jaar lang zo verschrikkelijk hard gewerkt, dat ze op een gegeven moment bang was om in een burn-out terecht te komen.

Haar advies aan Maurice? Zorg goed voor jezelf – neem tijd voor een massage, sauna, of iets wat jóu ontspant. Maar het allerbelangrijkste: denk er hard over na of de drukte van deze week de uitzondering is, of dat het eigenlijk altijd zo druk is. Want dat maakt nogal uit. Een keertje wat extra uren, een paar avonden overwerken, een tandje erbij om een project af te ronden is helemaal geen probleem.

Veel ondernemers en managers houden van afwisseling, excitement, reuring in de tent. Een speciale spoedklus waar je je agenda voor moet leegvegen vinden we dus eigenlijk best lekker als afwisseling van de dagelijkse sleur. Daar worden we blij van.

Maar als die drukte structureel wordt en je je werk alleen nog maar afkrijgt als je dubbele werkweken zou werken, gaat er iets niet goed. Niet alleen loop je dan steeds achter de feiten aan, je komt ook niet toe (qua tijd én energie) aan de belangrijke dingen die jij alleen kunt doen als manager of ondernemer: strategie, innovatie en bouwen aan groei.

Dus neem een paar maanden de tijd om je team te leren om zoveel mogelijk van de standaardprocessen zelf te doen, zodat ze daar jou niet meer voor nodig hebben. Zo heb jij je handen vrij om je helemaal te verliezen in de bijzondere, exciting dingen.

En als je een keer zo’n bijzonder project hebt: neem één van je teamleden met je mee. Zo kun jij je richten op de hoofdlijnen, terwijl zij de details oplost. Dat scheelt jou meteen een boel tijd. En dat bijzondere project gaat misschien tóch weer wat langer duren dan je eerst dacht. Dan is het mooi dat hele project alsnog aan je medewerker kunt overlaten, zodat jij je weer kunt bemoeien met een nieuw bijzonder project.

Spreek ook keiharde grenzen af met jezelf om in de gaten te houden of je te hard en te veel aan het werk bent. Bijvoorbeeld: zaterdag is helemaal vrij. Geen werk, geen boeken lezen over het werk, niets. Of: elke avond is vrij. Niet dat je je daar altijd 100% aan moet houden, maar dan heb je in elk geval een duidelijk signaal wanneer het tijd wordt om opnieuw knopen door te hakken.

Want als je het gevoel hebt dat je werk nooit af is en je dat alleen maar kunt oplossen door steeds weer een tandje bij te zetten, loop je het grote risico om in een vicieuze cirkel te verdwijnen. Je gaat harder werken, wordt vermoeider, raakt daardoor creativiteit en het overzicht kwijt. En dan is het een stuk lastiger om moeilijke beslissingen te nemen, waardoor er weer meer werk op je bordje komt te liggen. En zo gaat het kringetje rond.

Maurice komt er wel. En volgens mij is Muriël ook heel goed bezig. Want dat is misschien wel de beste oplossing: hulp van buiten zoeken. En support van collega-ondernemers en –managers.

Wij helpen ook jou graag om snel resultaten te halen en op de meest handige manier na te denken over jouw situatie en hoe je het stuur weer in eigen handen kunt krijgen. Binnenkort start ons nieuwe Extreem Productief Programma, waarin je in zes maanden flinke stappen kunt zetten op weg naar veel meer tijd voor belangrijke dingen.

Marleen en ik hebben bijna een decennium gestudeerd op en geëxperimenteerd met productiviteit. Van wetenschappers, bestseller-auteurs (heck, we zijn zelf bestseller-auteurs J) tot en met bizar praktische tips en tricks om snel dingen anders te organiseren.

En uit die tien jaar onderzoek hebben we alleen de beste ideeën geselecteerd. Niemand wil een productiviteitstraining doen met allemaal vage, niet toepasbare sessies. Toch?

We hebben gezorgd voor drie levels, zodat je zelf precies kunt zien wat het beste bij jou past, ook qua investering.

De beste ideeën over productief werken als ondernemer of manager. Tips. Advies. Coaching. Alleen voor ondernemers en managers met een team. Ontdek hier snel of dit programma wat voor jou is.

En tot die tijd: succes met de drukte!
Taco Oosterkamp

P.S.:  Al onze adviseurs branden de webpagina van ons Extreem Productief Programma af. Wij houden ervan om alles goed te beschrijven en je enthousiast te maken, maar zij vinden het veel te Amerikaans en vooral te veel tekst en te weinig plaatjes. En één van hen zei dat er te veel reacties van enthousiaste deelnemers op staan. Dat moest veel minder. Wat vind jij? Ben je het met hen eens? Wil je ons alstjeblieft hier je suggesties mailen om die pagina te verbeteren? Wij willen graag een heleboel ondernemers en managers blij maken en dan is dit soort communicatie belangrijk, dus hartelijk dank vast voor je moeite!