Marleen Kruyswijk — De afgelopen weken hebben bijna duizend ondernemers en managers onze trialeditie van LeadersLift® over het halveren van je e-mailtijd aangevraagd (dat kun jij hier trouwens ook nog doen!). Omdat ik benieuwd was wat zij ervan vonden, ben ik in de telefoon geklommen en heb ik tientallen van hen gebeld.

Ik vond het eerlijk gezegd vrij schokkend. Het grootste deel van hen was er domweg niet aan toe gekomen om ook maar iets met de trial versie te doen: ‘Ik ben te druk’, ‘Nog geen tijd voor gehad’, ‘Ik reageer eigenlijk alleen op urgente mails’, ‘Het is er nog niet van gekomen’. Of ook heel grappig: ‘Ik heb werkelijk geen idee waar je het over hebt’.

Natuurlijk snap ik drommels goed hoe dat werkt. Als je té druk bent, zijn zelfs twintig minuten kostbaar. Maar als je als manager of ondernemer geen twintig minuten vrij kunt maken om je te laten inspireren over hoe je nog veel meer tijd vrij kunt maken, dan zit je in een vicieuze cirkel. Het enige wat je nog kunt doen is domweg doorgaan, doorgaan, doorgaan.

De vraag is dus hoe lang je dit gaat volhouden. Want er zijn daadwerkelijk grenzen aan wat je als mens aankunt. Eén van onze klanten verbaasde zich erover dat hij ’s ochtends altijd zo moeilijk op gang kwam. Toen we daar wat op doorvroegen, bleek dat hij al tien jaar lang van vijf of zes uur ‘s ochtends tot ’s avonds een uur of tien aan het werk was. Vind je het gek dat je lijf dan niet meer meewerkt?

Een vicieuze cirkel doorbreek je alleen maar door ergens een duidelijke ingreep te doen. Dus als jij ook zo’n hardwerkende leider bent, die geen tijd heeft om te leren hoe je je werk (en je e-mail!) slimmer en handiger kunt aanpakken, en je wilt een burn-out vóór zijn, dan raad ik je aan om andere keuzes te gaan maken. Stop met werken zoals je het tot nu toe hebt gedaan. Gooi het roer om. Jij bent de enige die de cirkel kan doorbreken.

Hartelijke groet,
Marleen Kruyswijk

P.S. Tot en met 31 december krijg je onze ‘Stop met zelfsabotage’ e-training cadeau bij een jaarlidmaatschap op ons nieuwe LeadersLift® programma. Meld je nu nog net voor de vakantie even aan, dan start je 2015 meteen goed!

Hoe je je uitstelgedrag te slim af kunt zijn

‘Stel nooit uit tot morgen, wat je ook overmorgen nog zou kunnen doen,’ zei Mark Twain, die overigens een harde werker was. Het is altijd verstandig om te kijken naar wat auteurs werkelijk zelf écht doen — en niet alleen naar wat ze zeggen dat jij moet doen.

Hoe dan ook: uitstelgedrag is een fascinerende bezigheid.

Heb jij iets wat je op dit moment uitstelt? Een belangrijke taak, waarvan je weet dat je er nu écht aan moet beginnen… maar toch doe je het steeds niet.

Gespreksverslagen maken

Een spannend telefoontje plegen

Het projectvoorstel schrijven voor 2015

Eén van je medewerkers aanspreken op zijn werkhouding

Als je er even serieus over nadenkt, weet je dat je eraan moet beginnen. Die taak moet klaar en het heeft geen zin om het nog verder uit te stellen. Misschien voel je je zelfs lichtelijk schuldig.

Maar waarom is het dan zo moeilijk om de daad bij het woord te voegen?

Grip op je gedrag

Als je steeds op tijd begint met de dingen die je moet doen, kan dat een enorme boost geven in je zelfvertrouwen.

Niet meer overgeleverd aan je eigen vervelende trekjes, maar grip op je gedrag.

Niet meer constant tegen de deadlines aan werken, maar meer speling.

Daardoor beter bestand tegen tegenslagen.

En meer rust in de tent.

Met beter plannen red je het niet altijd

Helaas helpt het lang niet altijd, om te weten wat je zou moeten doen. Wat vaak vergeten wordt is, dat je eigen niet-rationele gedrag enorm veel invloed heeft op je productiviteit. Werken gaat niet alleen over nadenken, rationele beslissingen maken en die dan consequent uitvoeren.

De meest productieve mensen hebben heel goed door dat ze juist ook door hun eigen emoties en weerstanden kunnen worden pootje-gehaakt.

Zolang er geen aandacht is voor dit soort factoren, verlies jij en verliest jouw bedrijf of organisatie onnodig veel tijd en geld.

Zet je onderbewuste in

Hoe versla je dan je uitstelgedrag? Als alleen rationeel nadenken niet effectief is, wat moet je dan doen? Misschien helpt het om de natuurlijke productiviteitsbehoefte van je onderbewuste in te zetten. In zijn boek “Thinking Things Done” beschrijft de mindhacker PJ Eby een daar een simpele, grappige en effectieve oefening voor.

Het werkt als volgt. Stel dat je al dagen of weken vindt dat je je bureau eens moet opruimen, maar je hebt er écht geen zin in.

Ga dan op je bureaustoel zitten en kijk naar de rommel op je bureau. Laat je ogen langs de stapels glijden, zie alle post-its, scharen en nietmachines rondslingeren en kijk gewoon naar het hele rotzooitje.
Doe verder nog niets. Als dat moeilijk is voor je, hou dan desnoods je handen op je rug, maar doe nog niets!
Bedenk dan hoe je bureau eruit zou zien, als alles eenmaal opgeruimd zou zijn. Probeer daar een helder plaatje van te maken in je hoofd.
Laat die twee plaatjes dan in elkaar overlopen: zoals je bureau er nu aan toe is — en zoals het eruit gaat zien als het is opgeruimd. Hou die twee beelden afwisselend voor ogen. Doe dat een halve minuut, maar nog steeds zonder in actie te komen.

Als het goed is, zul je gaan merken dat je onderbewuste je gaat helpen.

‘Als je die pen nou in dat bakje stopt..’

‘En als je die boeken op een stapel legt.’

‘Die prop kan in de prullenbak.’

Net alsof het een interne adviseur is, gaat je onderbewuste het gat dichten tussen hoe het nu is en hoe je wilt dat het gaat zijn. Maar in tegenstelling tot die adviseur, krijg je niet alleen tips en adviezen, maar ook de broodnodige motivatie en drang om even echt aan te pakken.

Je zult dan merken dat je jezelf bijna niet kunt stoppen om je bureau te gaan opruimen.

Deze oefening kun je toepassen op alles wat je uitstelt. Een opgeruimd bureau maakt het lekker visueel. Maar ook met iets abstracts als ‘jaardoelen opstellen’ kun je een plaatje maken van hoe het eindproduct van jouw werk eruit komt te zien, hoe ze zometeen op papier staan, hoe je collega’s gaan reageren, hoe blij je er zelf mee gaat zijn, wat je er uiteindelijk mee gaat bereiken.

Het je het inschrijven voor LeadersLift steeds voor je uitgeschoven (duh!) en wil je nog meer praktische tips leren om je uitstelgedrag voor eens en altijd kwijt te zijn? Schrijf je dan vandaag nog in voor een LeadersLift jaarabonnement. Als je dat nog voor 31 december 2014 doet, krijg je onze e-training ‘Stop met zelfsabotage: uitstelgedrag en perfectionisme’ er gratis bij als cadeau van ons. Mis het niet en schrijf je hier in

Als manager of ondernemer kun je de hele dag lekker druk zijn. Je beantwoordt je e-mails, overlegt met je medewerkers, tikt wat regeldingen af en je hebt er alles bij elkaar best lol in: er gebeuren dingen. En heel soms voel je zelfs een diepe voldoening over wat je allemaal gedaan krijgt met elkaar.

Maar dan valt toevallig je blik op je to-do lijst en schiet een acute krampaanval je kaken in. Schuldgevoel. Want terwijl jij zo lekker aan het werk bent, liggen in het hoekje van je to-do lijst een paar best belangrijke projecten weg te teren.

En dat voelt niet echt lekker.

Jezelf in de problemen brengen

Hoe doen die andere leiders dat toch? Waarom lukt het succesvolle ondernemers en managers wél om ook die taken weg te werken, waar ze eigenlijk niet zo’n zin in hebben? Als je altijd lekker zou kunnen werken, zonder het onrustige gevoel dat je jezelf in de problemen brengt door dingen te ontlopen — wow, dat zou heerlijk zijn!

Veel leiders vinden het lastig

Het ontlopen van werk waar je geen zin in hebt, is vrij natuurlijk. Als je geen motivatie voelt, is het nou eenmaal lastig om in beweging te komen. En daar kunnen heel veel redenen voor zijn, maar geen plezier hebben in iets is een heel belangrijke reden.

Veel leiders vinden het lastig om die taken waar ze zelf geen plezier in hebben te delegeren naar hun team. Ze hebben ergens nog steeds de diepe overtuiging dat je als leidinggevende alles zelf zou moeten doen. Zeker als je er geen zin in hebt.

Dat is nogal krom. Bij je medewerkers vind je het hopelijk logisch als ze elk een ander takenpakket hebben: ‘Alex heeft nou eenmaal veel meer lol in uitzoekwerk, dan Marion’. Maar als leider mag je zo’n voorkeur blijkbaar zelf niet hebben, of in elk geval niet uitleven.

‘Rottige’ klussen die wél gebeuren

Als je taken hebt waar je al weken tegenaan zit te hikken, is het tijd voor een verandering van tactiek. Zet je medewerkers in voor die klussen. En vergeet niet: wat voor jou een rotklus is, is voor één van je medewerkers misschien wel een leuke uitdaging of afwisseling. Facturen checken vind jij misschien allang niet meer leuk, maar geldt dat ook voor je receptioniste die de helft van de dag uit het raam zit te staren?

Je blijvend verzetten tegen vervelende taken schiet niet op. Want zolang die taak op jouw to-do lijst staat, doet niemand het. Toch? Dus als iemand anders die taak op zich neemt, zit er waarschijnlijk een stuk meer voortgang in. Dat is niet alleen fijn voor jou, maar ook goed voor je bedrijf of afdeling.

Dus pak je to-do lijst en markeer met een gele stift op papier, of in je computer met een tag of categorie, welke taken je tegenstaan. Staar daarna vijf minuten uit het raam en stel jezelf de vraag: ‘Welke taken en projecten ben ik aan het vermijden?’ En check ook even je ‘Later/Misschien lijst’ als je die hebt.

Bedenk vervolgens wie welke taak van je over kan nemen. Wie van je medewerkers zou voortaan het maandrapport voor het hoofdkantoor kunnen maken, zodat jij het alleen nog even hoeft te checken? Wie kan de nieuwe subsidieregeling bestuderen en een overzichtje maken met jullie kansen? Wie kan voortaan afspraken maken bij klanten, zodat jij er alleen nog heen hoeft te rijden en je ding te doen?

Soms werkt het trouwens goed om taken op te delen. Stel je voor dat je supergoed bent als projectmanager: je kunt prima overzicht houden, mensen motiveren en slimme oplossingen verzinnen, maar je hebt een bloedhekel aan het administratieve werk eromheen. En dus blijft dat liggen. Zet dan een knip en laat iemand anders dat regelwerk eromheen doen: bellen om afspraken te maken, zaaltjes te reserveren en deadlines te bewaken.

Als leider moet je vooral leiding geven. Dat blijft een lastig issue in Nederland. Maar de belangrijkste taak van de leider, ondernemer en manager, is om het team aan te sturen, te leiden, de grote lijnen in de gaten te houden, na te denken over strategie en innovatie – en niet om het dagelijkse werk allemaal te doen. Dat is geen leiding geven.

Dus vraag je medewerkers om die taken van je over te nemen die steeds maar blijven liggen. Je zult zien dat jullie met elkaar een stuk sneller resultaten halen dan wanneer die projecten maandenlang op jouw lijst liggen weg te rotten.

Wil je nog meer tijd vrijmaken door je team beter in te zetten? Vraag dan ons gratis mini-college met krachtige checklist aan om je e-mailtijd te halveren als leider: klik hier.