•  

Deze week gaat mijn gouden tip over waarom je routinewerk meteen moet delegeren. Voor elke ondernemer en manager is dat een belangrijke stap op weg naar effectiviteit en vrijheid.

En het is meteen een mooi opstapje naar mijn nieuwe GRATIS teleseminar over een superbelangrijk onderwerp, namelijk hoe je je team zo goed mogelijke in zet om zelf tijd over te houden voor strategie, innovatie en groei. Zoals ik op Twitter al zei:

"Ben jij ondernemer? Dan is strategie, innovatie en groei jouw werk. Als jij er nu geen tijd voor hebt, wie doet het dan? Je concurrent???"
@tacooosterkamp

In dat teleseminar geef ik je drie slimme trucs om zelf meer tijd over te houden door handiger te delegeren. En daarna behandel ik je vragen over datzelfde onderwerp. De afgelopen maanden bleek dit al een erg plezierige manier van leren te zijn: je leert altijd van de vragen van iemand anders, al is het maar de geruststelling dat andere managers en ondernemers worstelen met dezelfde problemen. En ik heb er superveel plezier in om concrete vragen te beantwoorden en je te helpen een flinke stap vooruit te zetten.

Dus meld je hier aan voor dit nieuwe, gratis teleseminar op 23 oktober om 16:00 uur: “Tijd besparen door handig delegeren”.

Ja, ik doe mee Taco’s gratis teleseminar

Tot dan!
— Taco Oosterkamp

P.S. Ook als je niet kunt op 23 oktober, schrijf je wel in — dan sturen we je na afloop de mp3.

 

---

 

Artikel: Waarom je routinewerk meteen moet delegeren

Wat voel je precies als je aan je werkt denkt? Enthousiasme? Energie? Opwinding? Flow?

Of voel je juist de andere kant? Verslagenheid? Werkdruk? Verveling?

De meeste ondernemers die ik ken zijn hun bedrijf ooit begonnen omdat ze genoeg hadden van de sleur, de rompslomp, de verveling en de politiek — ze wilden vrij zijn!! Vrijheid! Vrijheid om zelf hun agenda te bepalen, hun eigen keuzes te maken, te gaan voor kwaliteit en dienstverlening.

En nu hebben ze een team en dringt de realiteit zich aan hen op: zou het ooit nog lukken om vrij te zijn, als er zoveel medewerkers afhankelijk van je zijn?

 

Yes, we can!

Ja, dat kan nog steeds. Maar dan moet je wel een paar dingen anders doen dan de meeste ondernemers, die nou eenmaal niet extreem productief werken.

 

Hetzelfde klusje 100 keer doen

Als je niet toekomt aan strategie, innovatie en groei steek je waarschijnlijk veel te veel tijd in dingen die je al 5, 10, 20 of zelfs al honderden of duizenden keren eerder hebt gedaan. Of het nou het maken van een factuur, het inregelen van een blogpost, het achter de broek zitten van een leverancier of het oplossen van een probleem voor een klant is, het zijn allemaal dingen die je kunt uitbesteden aan iemand anders.

Maar hoe meer ervaring je krijgt, hoe lastiger het wordt om te delegeren. Hoe vaker jij zelf een verkoopgesprek doet, hoe beter je erin wordt. Meer ervaring betekent vaak meer kwaliteit. Dus als je gaat voor kwaliteit, ligt het voor de hand om het toch nog maar even zelf te doen. Dat gaat makkelijker en kost minder tijd dan het inwerken van één van je teamleden.

En omdat je het steeds zelf blijft doen, krijgen je teamleden nooit de kans om diezelfde ervaring op te bouwen. Eigenlijk zorg je er met je gedrag voor dat het kwaliteitsverschil tussen jou en je medewerkers steeds groter wordt. En dus maak je het voor hen steeds lastiger om goed werk van jou over te nemen en voor jezelf steeds lastiger om te delegeren. Gek dat je geen tijd meer kunt vinden in je agenda voor strategie en andere belangrijke dingen.

Wat een prachtige vicieuze cirkel.

 

Natuurlijk maakt een ander méér fouten dan jij

Natuurlijk maakt iemand die een taak van je overneemt meer fouten dan jij. In elk geval in het begin. Dat is logisch. Maar denk eens terug aan jezelf, toen jij die taak voor de eerste keer deed: toen maakte jij toch ook fouten? Elk begin is moeilijk, daar zul je gewoon de ruimte voor moeten geven. Dat doe je bij jezelf ook.

En als je het slim aanpakt, hoeft dat geen ramp te zijn. Met een aantal simpele tips gaat het jou ook lukken om routinewerk uit te besteden, hoe goed je er ook in bent. De truc is om ervoor te zorgen dat de fouten van je medewerker niet meteen fataal zijn. Zo geef je hem of haar ruimte om te groeien en jou steeds meer werk uit handen te nemen.

Haal deadlines naar voren. Als het kan, helpt het om je medewerker niet tegen de uiteindelijke deadline aan te laten werken. Maak gewoon een nieuwe deadline, maar dan iets eerder. Zo kan je medewerker iets helemaal voorkoken en hoef jij alleen maar te checken of alles goed is gegaan. Als dat zo is, dan scheelt het je meteen een heleboel tijd. Zo niet, dan heb je nog steeds tijd om in te grijpen, of om alsnog de finishing touch te geven.

Zie jezelf niet meer als uitvoerder, maar als docent of trainer. Waarschijnlijk ben je ondernemer geworden omdat je het leuk vindt om heel afwisselend werk te hebben. Dan vindt je het dus ook leuk om steeds nieuwe dingen uit te puzzelen. Zie dat als een onderzoeksfase, waarin jij de taak onder de knie krijgt. Zodra je weet hoe het werkt, kun je het optimaliseren. En daarna is het jouw job om die taak over te dragen aan iemand anders er niet meer om het zelf te doen.

Maakt slimme handleidingen. Gebruik Jing om een filmpje te maken van je scherm en legt uit wat je doet. Zo documenteer je in 5 minuten een heel proces. Of laat je interviewen door een medewerker met een videocamera, waarin je voordoet hoe het werkt. Laat vervolgens een medewerker de procedure uitschrijven in tekst en loop die zelf nog één keer na om te zien of alles in staat.

Delegeer het werk naar twee medewerkers. De ene medewerker om het te doen, de andere medewerker om het daarna te controleren. Je kunt een stuk meer risico nemen met het uitbesteden van werk als je naast degene die het uitvoert nog iemand anders hebt voor QA: het controleren van de kwaliteit.

Doe niets 3 keer zelf. Zodra je merkt dat je iets voor de derde keer doet, sta even bij stil. Neem tijd om je af te vragen of dat wel echt nodig is en maak anders een aantekening op je takenlijst om die klus te gaan documenteren en delegeren. Dit schrijf ik trouwens ook voor mezelf, is voor mij ook een goede tip om nóg fanatieker toe te passen ;-)

Tijdens het Extreem Productief Event op 8 en 9 november (nog maar een paar weken!) is ‘Extreem Delegeren’ één van de hoofdonderwerpen. Daar komen dus nog veel meer tips en trucs langs. En je kunt je nu nog met korting aanmelden.

•