Vorige week gaf ik samen met Marleen Kruyswijk het eerste seminar van ons nieuwe Extreem Productief jaarprogramma. We hadden een videomaker ingehuurd om de deelnemers te interviewen en hij vertelde me met nauwelijks verholen verbazing dat iedereen zo verschrikkelijk enthousiast was! Yes, hoe heerlijk is het om voldoening in je werk te hebben?
Heb jij dat ook in jouw werk? En wil je dan met minder moeite meer succes behalen, sneller groeien en het gestress van tijdsdruk verminderen? Dan is het onontkoombaar dat je je team veel beter gaat inzetten om jou werk uit handen te nemen. Uiteindelijk zal alleen dát ervoor zorgen dat jij steeds meer werk gaat doen waar je de meeste waarde toevoegt.
De gouden tip van deze week is dus: Waarom 9 van de 10 ondernemers problemen oplost voor zijn team en waarom dat precies andersom moet zijn. En weet je, als je eenmaal begint met Ja/Nee mailtjes zul je steeds vaker in staat zijn om een mail in slechts 10 seconden weg te werken!
Extreem Productieve ondernemers doen aan Extreem Delegeren. En maken als gevolg daarvan niet alleen meer omzet en winst, ze besparen ook veel tijd én behalen de allerbeste resultaten met hun team. Hoe cool is dat?
Veel succes!
— Taco Oosterkamp
P.S. Volgende week kondig ik een GRATIS telefonisch seminar aan waarin ik 3 slimme trucs met je deel om je team zo goed mogelijk in te zetten, zodat je zelf tijd overhoudt voor strategie, innovatie en groei. Houd dus deze nieuwsbrief in de gaten.
Artikel: Waarom je zo snel mogelijk moet stoppen met het oplossen van problemen voor je medewerkers
Bij mij begon het een paar jaar geleden. Ik merkte dat ik veel te veel tijd kwijt was aan het wegwerken van alle e-mail. En dan heb ik een boek geschreven over hoe je dat supersnel kunnen doen! Maar ondanks het inzetten van al die technieken baalde ik dat ik te weinig tijd had voor strategie en innovatie.
En toen ging ik eens tellen.
Van alle e-mail die m’n inbox binnenkwam, was de helft afkomstig van mijn medewerkers. Wow! Wat zou er gebeuren als ik die mails kwijt zou raken? Als we een manier van communiceren zouden verzinnen, die voor mij efficiënter en sneller zou zijn? Hoeveel tijd, concentratie en energie zou dat me niet kunnen schelen?
En ik vond een eerste oplossing, die niet alleen voor mij heel goed was, maar ook voor mijn teamleden. Jaren later heb ik nog steeds de indruk dat zij er als professionals enorm door zijn gegroeid. Ondertussen zijn we nog een stap verder, ben ik nóg extremer aan het delegeren, maar de basis ligt in die uitvinding van een paar jaar geleden.
De als jij ook te veel tijd kwijt bent met e-mailen, als je medewerkers je deur plat lopen en je eigenlijk niet op vakantie kunt omdat je het gevoel hebt dat iedereen continu van jou afhankelijk is, probeer dan eens de volgende truc.
Als dat lukt zou je tijd over moeten houden om aan je bedrijf te werken, wordt ook jouw team steeds zelfstandiger en ben je niet zo hard meer nodig in je bedrijf.
Kijk, uiteindelijk zijn mensen net water. Van nature kiezen we snel de weg van de minste weerstand, de makkelijkste manier om een probleem op te lossen, of de route met het minste risico. Het is lekker veilig als de baas de beslissingen neemt.
Maar uiteindelijk lopen dan je beste medewerkers weg. Gebrek aan uitdaging, gebrek aan groeimogelijkheden, als de baas alles doet is het uiteindelijk niet meer leuk.
Dus wat kun je doen?
Leg eerst uit aan je medewerkers dat je voortaan alleen nog maar ‘ja/nee mailtjes’ van hen wilt krijgen. Dan moet je ze natuurlijk ook vertellen wat een ja/nee mailtje is.
Veel mails die ik kreeg van mijn team ging ongeveer als volgt: “Taco, we hebben een probleem, want dit en dat en zus en zo. Wat moeten we doen om dat probleem op te lossen?”
Dat is een typisch “gooi het probleem over de muur” mailtje. En juist die houding zorgt ervoor dat veel managers en ondernemers terecht vrezen dat alles in het honderd zal lopen als zij er even niet zijn. Dat moet dus anders.
Een ja/nee mailtje zit net even anders in elkaar: “Taco, we hebben een probleem, want dit en dat en zus en zo. Ik stel voor dat we het op de volgende manier oplossen: eerst doen we dit, dan dat en ten slotte nog zus en zo. Is dat okay?”
Als ik zo’n mailtje binnenkrijg, kan ik in Outlook eenvoudig op Ctrl+R drukken (Reply), daarna twee letters ‘ja’ intikken en mijn antwoord versturen met Ctrl+Enter. Dat kost me 10 seconden.
Als ik het niet eens ben met het voorstel, kan ik ervoor kiezen om een ander voorstel te doen, om te vragen om een nieuw voorstel, om meer uitleg te geven, of om even een afspraak te maken of langs te lopen om het probleem te bespreken. In dat enkele geval heb ik misschien niet veel tijd bespaard, maar dat is niet erg, want de échte kracht zit namelijk nog ergens anders.
De echte waarde van een ja/nee mailtje is niet de allereerste tijdsbesparing in het leegmaken van je inbox, maar vooral het aanleren van een probleemoplossende houding bij je team. Door strak te eisen dat je medewerkers jou alleen nog maar ja/nee mailtjes sturen, dwing je ze om écht zelf na te denken en met oplossingen te komen. En daar betaal je ze toch voor?
Het is dan wel belangrijk, dat jij fanatiek bent in het terugsturen van e-mails waarin het probleem toch weer op jouw bord wordt gedumpt. Ik heb in Fingertips een standaard tekstje gemaakt waarin ik met twee toetsaanslagen alsnog een ja/nee mailtje kan vragen:
Mag ik een ja/nee voorstel alstublieft?
- Taco
En het hele spel gaat echt werken wanneer je ook van medewerkers die mondeling met je overleggen ja/nee voorstellen gaat vragen.
Het is even wennen. Maar je zult merken dat de voorstellen steeds beter worden, wat jou veel tijd bespaart, je medewerkers steviger in hun schoenen zet en uiteindelijk ook nog eens veel minder problemen met motivatie oplevert, want het uitvoeren van een oplossing die je zelf hebt bedacht is veel leuker dan doen wat je baas je heeft gedicteerd.
Probeer het eens een maandje.
En dan ben je daarna van harte welkom bij het Extreem Productief Event, waar nog meer van dit soort praktische, maar goed doordachte en écht werkende tips ga verklappen.
Heb je collega’s, relaties of vrienden voor wie de Elke maand 40 uur vrij – Zomerserie ook interessant is? Mail hem dan door! Ze kunnen zich hier inschrijven en krijgen meteen mijn gratis ebook.
De Elke maand 40 uur vrij voor strategie & innovatie- Zomerserie maken we speciaal voor ondernemers en managers die te weinig tijd hebben voor strategie en innovatie, die graag extreem productief willen werken en ondernemen om zo hun bedrijf te laten groeien.
Leave a Reply